السكرتارية (دورة من إعداد رجل العلاقات العامة)
مفهوم السكرتارية
هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية، وكِبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .
مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث أن عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات، ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم.
وفيما يلي الطرق المُتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية:
1/ مركزية السكرتارية.
2/ لا مركزية السكرتارية.
3/ الجمع بين المركزية واللامركزية.
أعمال السكرتارية
- الاتصالات الهاتفية وأعمال الإستعلامات.
- تنظيم مواعيد المدير.
- الإعداد وتنظيم الإجتماعات.
- تنظيم وتجهيز البريد الخاص بالمدير.
الإتصالات الكتابية:
- كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، التعاميم.
- إعداد وكتابة التقارير.
إجراءات البريد:
- إعداد وتنظيم البريد الوارد.
- إعداد وتنظيم البريد الصادر.
- إعداد وتنظيم البريد الداخلي.
تنظيم الملفات:
- التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز ، الفهارس) .
- القيام بتنظيم الأوراق داخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
- القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها.
إدارة المكاتب:
* التخطيط لتنفيد أعمال المكتب.
* تحديد عناصر البيئة المادية للمكتب.
الإتصالات الإلكترونية:
- استخدام البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
- استخدام شبكة الإنترنت.
- استخدام برنامج Gopher نقل الملفات بإستخدام برنامج FTP .
برامج الحاسب التطبيقية في مجال السكرتارية:
- استخدام برنامج اكسل (Excel )
- استخدام برنامج بور بوينت ( Power Point )
- استخدام جهاز اكسس ( Access )
استخدام التجهيزات المكتبية الحديثة:
- استخدام جهاز الفاكس.
- استخدام آلات التصوير
أنواع السكرتارية
أولا : السكرتارية العامة :
ثانيا : السكرتارية الخاصة :
وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .
ثالثا : السكرتارية المتخصصة:
رابعًا السكرتير الخاص:
وهو شخص يختاره الرئيس، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير
- حسن المظهر والهندام
- أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
- قوة الشخصية .
- حسن التصرف .
- قوة الذاكرة .
- الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
- المرونة في التفكير وحب التغير .
- الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
- هدوء الأعصاب .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص
فإن الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها، بقدر من التعليم والتدريب، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية .
بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.
القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته
- معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
- معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
- تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
- إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
- تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .
- تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة.
- تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
- تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص
- إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس
- استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
- تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة
- استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
- تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
- تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
- مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس
- متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
- تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .
الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :
- إدارة المكاتب .
- اللغات الأجنبية .
- الحفظ والتصنيف .
- معلومات عن الجهاز الإداري .
- الآلة الناسخة .
- علم النفس والعلاقات الإنسانية .
- أساليب كتابة المراسلات .
- التعبير.
مقومات السكرتير
يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلاً علميًا مناسبًا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.
ومن هذه المقومات:
الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح.
حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.
ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.
الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها.
التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.
أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته.
حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.
وظائف السكرتير
السكرتير الخاص:
- تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية.
- تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها.
- الإطلاع مبكرا على الصحف، والمجلات اليومية، وتقديم ملخص واف لمديره على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها.
- القيام بتنفيذ بعض الأعمال نيابة عن المدير، والتي قد توفر الجهد والوقت لمديره.
- المحافظة بشكل كامل على أسرار مديره ونشاطه.
- إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك
- عدم شغل مديره بالأمور البسيطة، وذلك بإنجازها نيابة عنه.
السكرتير العام:
هذا النوع من الوظائف يتولاها بإشراف كامل ودقيق، موظفو السكرتارية المتمتعون بالخبرات الطويلة، والكفاءة العالية، ومستوى الأداء الجيد، طوال فترة خدمتهم بالمنشأة ويتم اختيارهم بعناية لأداء وظيفة السكرتير العام، والسكرتير العام هو القائم بأعمال أمين سر مجلس الإدارة في المؤسسات والشركات والمنشآت العامة الاقتصادية، وأمين عام الدائرة (سكرتير الدائرة الحكومية) ومديروا إدارات السكرتارية في بعض المنشآت.
يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات، بصفة مستمرة وظيفة هامة وهي (السكرتير العام)، وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي:
- الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة، وتوزيع الأعمال عليهم، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة، وتتضمن إدارة السكرتارية، أقسام الطباعة، وأقسام البريد الوارد، والبريد الصادر، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى.
- تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها، وإعداد تقرير عام شامل، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري.
- إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية، ومتابعة تنفيذها.
- حضور الاجتماعات الدورية، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت.
- الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل واحد
- الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير، والكتبة الإداريين، وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم.
- تنظيم وقت المدير: يعد تنظيم وقت المدير أحد الوظائف الرئيسية للسكرتير الخاص الناجح، لان جزءا كبيرا من وقت المدير يستغل في مقابلة الزائرين، وأصحاب المصالح، ورجال الأعمال، بهدف بحث ومناقشة الأمور المشتركة، فانه يتعين ضرورة دراسة نوعية الزائرين والواجبات التي يكلف بها السكرتير لتحقيق هذا الهدف، وهو التنظيم الجيد للوقت بحيث يتمكن المدير من استغلال وقته استغلالا نافعا وكاملا.
أولا: العاملون بالمنشأة:
وهم موظفوا المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، ويتعين التفرقة بين نوعين من العاملين:
رؤساء المدير وزملاؤه (مديروا الإدارات الأخرى):
هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة واكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء، والمشاركة في بحث موضوع عاجل بين الزملاء من المديرين، أو اخذ رأي في مشكلة طارئة، دون الحاجة إلى عقد اجتماع. وتهدف أيضا التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الهدف المنشود للمنشأة التي يعملون بها، ألا وهو النجاح الكامل.
ويجب أن يعلم السكرتير دائما أن رؤساء المدير وزملاؤه لهم كامل الحرية في أي وقت للقاء المدير بدون موعد سابق. ويتم اخذ موعد اللقاء عادة بالهاتف دون تدخل السكرتير في ذلك
موظفوا الإدارة ومرؤوسو المدير في العمل:
ويشمل ذلك مجموعة الموظفين الذين يعملون تحت إشراف المدير، ورئاسته لهم، وتختلف لقاءات المدير لكل منهم طبقا لما يلي:
أ- حالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج عمله، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.
ب- عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه (تقديم التماس ترقية، إجازة، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل..الخ) ففي تلك الحالة: يتعين على السكرتير معاملة زملائه في العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة، وعلى السكرتير تقديم العون له، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره لان لا يؤدي إلى ضياع الوقت.
ثانيا: رجال الإعلام والصحافة:
ثالثا: الباحثون عن وظائف:
تعليقات
إرسال تعليق