المهارات الأولية للموظف الناجح (دورة من إعداد رجل العلاقات العامة)
إن ظهور المنظمات الكبيرة كسمة من سمات العصر، أدى إلى ظهور الحاجة الملحة لتقنين الأعمال الإدارية، وقد تعاظم دور الإداريين والموظفين في الأعمال الإدارية كنتيجة لانشغال القادة في الإدارات العليا لذا كان من الواجب على كل من سيشغل وظيفة أن يكون على إلمام تام ببعض المهارات الأولية.
أولاَ المقومات الشخصية للموظف الناجح
ومن أهم ما تشتمل عليه ما يلي:
أ – الشكل العام :
وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة التي تبعث على الارتياح( تبسمك في وجه أخيك صدقة) ويعد هذا المبدأ من أهم مبادئ الإدارة بالقيم ( والتي سيتم التطرق للحديث عن هذا الأسلوب من أساليب الإدارة الحديثة).
ب – حسن المظهر:
ويعد هذا الجانب من الضروريات المهمة لنجاح العمل الإداري ، خاصة في الأعمال التي يكون فيها احتكاك مباشر بالجمهور كأعمال السكرتارية والعلاقات العامة .حيث يكون السكرتير وكذا موظف العلاقات العامة في مقدمة المستقبلين للزوار والمراجعين وعملاء المؤسسة .
ويتطلع الزائرون للمؤسسة أو المنظمة أو جهة العمل أيا كانت دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن جهة العمل، التي يقوم بزيارتها أو العكس . فهو يعد المرآة العاكسة لتلك الجهة .
ج – الحكمة والصبر:
يتطلب ذلك عدم التسرع بالحكم على الأشياء، والصبر عند مواجهة الأمور الصعبة ، والمشاكل المفاجئة أو الطارئة، ومحاولة استيعابها واستخدم العقل في حلها، ومعالجة الأمور بروية وحكمة واستخدام الأساليب الإدارية الحديثة والمناسبة في إدارتها، والتعامل معها، وهذا أسلوب من أساليب إدارة الأزمات .
د – التفكير المنظم المنطقي :
لا بد للموظف الجيد من دراسة الموضوعات المطروحة في المؤسسة بصيغة علمية منظمة . حتى يتمكن من خلال ذلك من استخدام القرار السليم الصائب والمناسب ، وإبداء المشورة والنصح عند اللزوم . ويعد ذلك أيضا من الأساليب الحديثة في الإدارة وما يطلق عليه بإدارة المعرفة أو ( الإدارة بالمعرفة) وذلك باستخدام ما لديه من معلومات ومعارف، واستغلالها بشكل سليم في مجال إدارة عمله .
ه – أمانة السر :
لا بد من توافر المقدرة الشخصية للمحافظة على كافة الأسرار التي أطلع ويطلع عليها أثناء خدمته حيث أن طبيعة بعض الأعمال الإدارية وخاصة عمل السكرتير، تسمح له بالاطلاع على الكثير من أسرار العمل لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة ( أي أسلوب من أساليب الإدارة ينطبق عليه ذلك ؟ ).
2 – المقومات السلوكية للموظف الناجح
ومن أهم ما تشتمل عليه ما يلي:
أ – العلاقات العامة وتشمل
- مهارات التعامل مع رؤساء المدير وزملائه في نفس المؤسسة التي يعمل فيها ( مديرو الإدارات الأخرى).
- هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة وأكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء ، والمشاركة في بحث موضوع قد يكون عاجلا ، بين الزملاء من المديرين، أو أخذ رأي في مشكلة طارئة دون الحاجة إلى عقد اجتماع، وكذا التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الأهداف المنشودة للمؤسسة.
- وهؤلاء عادة لهم مطلق الحرية وفي أي وقت للقاء المدير وبدون أخذ موعد سابق ويتم أخذ الموعد في الهاتف عادة فيما بينهم بدون تدخل السكرتير.
- مهارات التعامل مع موظفي الإدارة ومرؤوسي المدير في العمل.
الحالة الأولى: إذا كان من أجل عمل يتعلق بالمؤسسة، كحالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج العمل ، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، في هذه الحالة يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.
الحالة الثانية: عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه ( تقديم التماس ترقية، إجازة ، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل 00000الخ) ففي تلك الحالة يتعين على السكرتير التعامل مع الموظفين وزملاء العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة ، وعلى السكرتير تقديم العون له ، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره لكي لا يؤدي إلى ضياع وقت المدير.
ماذا تعرفين عن العلاقات الرسمية وغير الرسمية داخل العمل ؟ وما العلاقة بينهما ؟
مهارات التعامل مع الضيوف أو الباحثين عن وظائف
التعامل معهم بلباقة وتوجيههم للجهات المختصة ، التي تلبي حاجاتهم كإدارة شؤون الموظفين للباحثين عن عمل.
مهارات التعامل مع رجال الأعلام :
قد يرغب رجال الإعلام والصحافة في القيام بزيارة لمدير المؤسسة للأسباب التالية :
1 – أخذ حديث صحفي من المدير يتعلق بوجهة نظره في موضوع معين وله صلة بنشاط المؤسسة .
2 – رغبة المدير بعمل دعاية معينة عن المؤسسة ونشاطاتها ومنتجاتها.
3 - محاولة أحد رجال الأعمال التردد على المؤسسة سرا بهدف جمع معلومات صحفية عن موضوع معين يتعلق بعمل المؤسسة.
هنا يتوجب الإدراك بأن رجال الإعلام أذكياء يبحثون عن الأخبار الصحفية القابلة للنشر ، ويتعين على الموظف أو السكرتير الحذر وعدم التحدث أثناء وجودهم في المؤسسة في أمور تتعلق بأعمال المؤسسة ، إضافة إلى ضرورة الاهتمام بهم بلباقة وإخطار العاملين بالحذر أثناء التعامل معهم، ثم إخبار المدير وأخذ رأيه قبل التصرف التلقائي حتى لا يحدث خطأ قد يؤثر على سمعة المؤسسة.
ب – الاتصال:
1 – تعريف الاتصال الإداري وأنواعه :
هو نقل وتبادل الأفكار والمعلومات من جهة إلى أخرى داخل المؤسسة من أجل تحقيق أهدافها المنشودة.
وللاتصال أنواع عديدة يمكن تقسيمها إلى :
- اتصال من أعلى إلى أسفل.
- اتصال من أسفل إلى أعلى.
- اتصال أفقي.
ويمكن تقسيمها إلى : اتصال ذو اتجاه واحد/ اتصال ذو اتجاهين
2 – مهارة الاتصالات الإدارية: ويقصد بها مهارة التحدث والكتابة من جانب ، ومهارة القراءة والاستماع من جانب آخر.
3 – فاعلية الاتصالات الإدارية :
يقصد بالفاعلية النجاح في تحقيق الهدف من الاتصال ويتحقق ذلك بعدة أمور أهمها :
إعداد الرسالة إعدادا جيدا، وتشمل فن المكاتبات الرسمية وصياغتها مثل الخطاب ، المذكرة ، التقرير).
- القدرة على توصيل المعلومة.
- التأكد من وصول نتيجة الاتصال.
- وضع الوقت في عين الاعتبار.
- القدرة على معرفة أسلوب الاتصال المختلف الذي يتناسب مع اختلاف الأنماط للعملاء وجمهور المتعاملين . وهذه النقطة بالذات تفيد موظف الشباك.
3 – المقومات النفسية للموظف الناجح :
أ – ضغوط لعمل :
التعرف على كيفية تحديد مصادر ضغوط العمل وأنواعها المختلفة ، والقدرة على مواجهتها وإدارتها بفاعلية .
4 – المقومات العلمية للموظف الناجح :
أ - الإلمام ببعض الأساليب الإدارية الحديثة مثل:
- إدارة الوقت.
- إدارة الأولويات.
- الإدارة بالقيمة.
- إدارة الجودة الشاملة.
- إدارة المعرفة
- إدارة الأزمة
إدارة الجودة الشاملة
ومفهوم ضمان الجودة عبارة عن تطبيق نظام يتضمن سياسات واجراءات وآليات بهدف التأكد من الوفاء بمتطلبات الجودة ومعاييرها.
إدارة القيم
هي تلك المنظومة التي تملك تأثيرا على الجماعات من الناس . وبمكن عن طريقها إنجاح العملية الإدارية . والمنظمة التي تعمل على تطبق مبدأ الإدارة بالقيم يوجد بها رئيس واحد هو القيم . وأسلوب الإدارة بالقيم يقوم دائما على أساس المشاركة .
ومصدر القيم في الشريعة الإسلامية هو الكتاب والسنة .
وتتحقق الإدارة بالقيم عن طريق المراحل التالية :
1 – تحديد الأهداف .
2 – الاتصال ( إيصال الأهداف والقيم )
3 – الإعداد والتوجيه ( توجيه فلسفة الإدارة وفقا للأهداف والقيم ).
إدارة الأزمات
يجري الخلط أحيانا بين مفهوم الأزمة ، وبعض المفاهيم الأخرى مثل:
المشكلة - الواقعة - الكارثة - الحادث - الصراع -
الأزمة: هي عبارة عن خلل يؤثر تأثيرا ماديا على النظام كله كما أنه يهدد الافتراضات الرئيسة التي يقوم عليها هذا النظام .
وإدارة الأزمات ما هو إلا أسلوب إداري حديث للتعامل مع الأزمات ويكون على مراحل متعددة أهمها :
- كيفية التعامل مع الأزمات قبل وقوعهَا ( لمجرد وجود إشارات منذرة بالحدوث).
- التعامل مع الأزمات أثناء حدوثها ( أي حال وقوعها).
- وأخيرًا التعامل مع الأزمات بعد حدوثها .
إدارة المعرفة
هي العملية التي تقوم المؤسسات من خلالها بإيجاد قيمة من عناصرها الفكرية المبنية على المعرفة ، وهذا يتطلب مشاركة تلك العناصر مع القوى البشرية والمؤسسات الأخرى من أجل التوصل إلى أفضل الممارسات . وغالبا ما تعمل تكنولوجيا المعلومات على تسهيل عملية إدارة المعرفة .
وتنقسم المعرفة إلى نوعين:
معرفة ضمنية ( مبنية على الأفراد ) وهي المعرفة الموجودة في عقول الأفراد ، والمكتسبة من خلال تراكم خبرات سابقة ، وغالبا ما تكون ذات طابع شخصي مما يصعب الحصول عليها – رغم أهميتها البالغة – لكونها مختزنة داخل عقل صاحب المعرفة .
المعرفة الصريحة : وهي الخبرات والتجارب المحفوظة في الكتب ، والوثائق ، أو أية وسائل أخرى سواء أكانت مطبوعة أم الكترونية . وهذا النوع من المعرفة من السهل الحصول عليه والتلفظ بوضوح عنه ، ونشره .
والتنظيم لإدارة المعرفة يركز على طرق تنظيم وتخزين المعرفة .
إدارة الوقت
ومن هنا تبرز أهمية أسلوب إدارة الأولويات ، حيث أن الموظف وهو يخطط يضع نصب عينية الأمور( الأهم فالمهم) أولا بأول ، فلو صادف أي متغيرات أثناء التنفيذ يقوم بتنفيذ الأمور حسب أولويتها .
ثانيا : طبيعة بعض الوظائف الإدارية
1– السكرتارية التنفيذية الحديثة (الحكومة الإلكترونية) هي نوع من أنواع السكرتارية التي تستخدم التقنيات الحديثة في الإدارة ، أو الميكنة الحديثة في الإدارة . وما يعرف بالإدارة الإلكترونية .
التعريف بوظائف السكرتير:
ومن المعلوم أن للسكرتير بشكل عام وظائف عدة ، وهذه الوظائف تختلف حسب الوظيفة :
السكرتير الخاص:
هو أحد مساعدي المدير ومعاونيه المقربين ، وهو بمثابة مدير أعماله . ويتولى هذه المسئولية في كثير من المنشآت ، المتمتعون بالثقة الكاملة من جانب المدراء ورجال المال والأعمال ،
ومن أهم وظائف السكرتير الخاص :
1 – تنظيم وقت المدير في إطار المواعيد المحددة لنشاطه ولقاءاته اليومية .
2 – تنفيذ توجيهات المدير ومتابعة نتائج التنفيذ الكاملة لها .
3 – الإطلاع مبكراً على الصحف والمجلات اليومية ، وتقديم ملخص واف لمديرة على بعض الأمور التي وردت بها، وتتعلق بمصالح ونشاط المؤسسة التي يعمل بها .
4 – القيام ببعض الأعمال نيابة عن المدير ، والتي قد توفر الوقت والجهد لمديره .
5 – المحافظة بشكل عام على أسرار المدير .
6 – إبداء الرأي ووجهة النظر في بعض الأمور كلما طلب منه ذلك .
7 - عدم شغل المدير بالأمور البسيطة ، وذلك بانجازها نيابة عنه .
السكرتير العام:
يتضمن التنظيم الإداري في المؤسسات ، بصفة مستمرة وظيفة هامة ( السكرتير العام)
وذلك للقيام بمجموعة من الوظائف الضرورية وهي :
1. الإشراف الإداري على أعمال أقسام إدارة السكرتارية ، ويتضمن ذلك توجيه رؤساء أقسام الإدارة ، وتوزيع الأعمال عليها ، بما يضمن القيام بأداء مجموعة الوظائف التي تساعد الإدارة ، وتتضمن إدارة السكرتارية ، أقسام الطباعة ، وأقسام البريد الوارد ، والبريد الصادر ، أقسام العلاقات العامة والخدمات الإدارية الأخرى .
2. تجميع التقارير الإدارية والفنية عن نتائج الأداء على مستوى كافة إدارات المؤسسة وأقسامها ،وإعداد تقرير عام شامل ، متضمنا التحليل المالي والإحصائي الضروري .
3. إصدار التعليمات التنفيذية للإدارة في أقسام ووحدات إدارة السكرتارية ، ومتابعة تنفيذها .
4. حضور الاجتماعات الدورية ، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وعرضها على المسئولين ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت .
5. الاشتراك في إجراء الاختبارات للمرشحين لوظائف السكرتير ، والكتبة الإداريين ،وإبداء وجهة نظره في مستوى كل منهم .
التعريف بوظيفة موظف الشباك
موظف الشباك هو كل من يتطلب عمله التعامل المباشر مع العملاء والجمهور في مؤسسات الأعمال والبنوك والهيئات والمصالح الحكومية والخدمية .
ولا بدأن يكون ملما بالأسس والأساليب والمعارف العلمية والعملية اللازمة لتفهم وتفسير الجوانب السلوكية في التعامل مع الجمهور ، وكذلك لا بد أن يكون لديه موهبة في المهارات التطبيقية العملية في التعامل مع الأنماط المختلفة للعملاء وجمهور المتعاملين .
بحيث يكون لديه القدرة على الاتصال الفعال مع الآخرين ، والتعرف على اعتراضات العملاء وكيفية مواجهتها بفعالية .
وكذلك إمكانيتهم في تخطيط العمل الإداري من حيث توفير النماذج والأدلة والأدوات الأساسية المساعدة في إتمام الغرض من التعامل .
الإدارة الإلكترونية ( الحكومة الإلكترونية )
ويقصد بها استخدام التقنيات الحديثة في الإدارة . عن طريق ربط جميع أجهزة الدولة بنظام موحد ، وتطوير المعاملات بينهم لتصبح بصيغة رقمية ، والربط الشبكي فيما بينها عن طريق الأقمار الصناعية .
وعن طريق ذلك تسهيل انسياب المعاملات والوثائق والمستندات، وتتم معالجة بعض جوانب القصور في الإدارة .
فن المكاتبات الرسمية ( الخطاب ، المذكرة ، التقرير )
للكتابة الإدارية على اختلاف أنواعها دور مهم وحيوي في كافة المنشات والمنظمات ، نظرا لأنها تعتبر من أهم وسائل الاتصال ، هذا فضلا عن أن معظم المنظمات والهيئات والمصالح تنفق نسبة كبيرة من الأموال على الاتصالات الكتابية.
وتعد الاتصالات الكتابية بكافة أشكالها ( خطابات ، مذكرات ، تقارير) مرآة لكتابها كما أنها تعبر عن وجهة نظرة ووجهة نظر عمله ، ولذا فان مهارات الكتابة الإدارية تعد من أهم مقومات الموظف الناجح .
لذا فإن المنظمات وجهات العمل المختلفة ، تسعى دائما لتنمية مهارات الكتابة الإدارية لدى الموظفين بها لضمان استيفائهم للشروط الفنية واستكمالا للمقومات العلمية والإدارية عند قيامهم بالكتابة الإدارية على اختلاف أنواعها بالشكل المنسق والأسلوب الواضح المهذب والإعداد الجيد والإخراج المتميز ، واختيار نوع الورق المناسب ، يؤثر في نسبة المتعاملين بدرجة عالية .
وبالرغم من التطور التقني الهائل في مجال وسائل الاتصال وتعددها لخدمة العمل المكتبي لتحسين إنتاجيته وزيادة فاعليته لتحقيق الأهداف المرجوة فستضل الكتابة الإدارية دائما في المقدمة .
الفرق بين المُكاتبات الرسمية والكتابة الأدبية ؟
المكاتبات الرسمية لا بد أن تكون بعيدة عن الإنشاء والعواطف ، ووجهات النظر . نظرا لأن هناك تفاوتا في أساليب حياة وتفكير الناس . وأن تتناول الفكرة بحيث تصاغ بشكل منطقي في لغة سهلة وعبارة صحيحة لا حشو فيها ويسمى هذا النوع من الأسلوب علميًا.
( نرجو الرد على جناح السرعة ) هل هذه العبارة مناسبة للمكاتبات الرسمية ؟
أنواع الكتابة الإدارية
الخطاب
وهو من أهم وسائل الاتصال الكتابي الذي تلجأ إليه المنظمات للاتصال بالغير وهو أيضا نفس الوسيلة التي يلجأ إليها المتعاملون مع المنظمات للاتصال بها وهناك أصول وقواعد وأسس علمية يجب مراعاتها عند كتابة الخطاب .
ومن الأمور الهامة التي يجب أن تتوافر في الخطاب الجيد: ( الاختصار ، الوضوح ،السهولة ، الذوق ، اللباقة ، وتصنيف الخطابات حسب الموضوع الذي تتعامل معه ).
وتعتبر كتابة الخطابات العادية إحدى واجبات شاغلي وظائف السكرتارية ، وتهدف الخطابات بوجه عام إلى تحقيق ثلاثة أهداف رئيسة هي :
- إعلام القارئ بشيء مهم .
- حثه على اتخاذ إجراء معين .
- إضفاء سمعة طيبة عن جهة العمل .
وبعض الخطابات تسعى لتحقيق واحد من الأهداف المذكورة والبعض الآخر يرمي على تحقيقها جميعًا .
التصميم العام للخطاب:
يختلف التصميم العام للخطاب من مؤسسة لأخرى إلا أنها جميعا تتفق على أن يكون في أعلاها البيانات الأساسية عن المنظمة المصدرة للرسالة كاسم المنظمة المصدرة وأحيانا عنوانها .
ونماذج الخطابات الداخلية يختلف عن نماذج الخطابات الخارجية .
بعض العبارات السلبية التي لا يفضل استخدامها في كتابة الخطابات :
المستحيل أخطأتم أتلفتم ترددتم
أهملتم غير قادرين نأسف تأخرتم
غير كاف غير راضين غير مرغوب فيه أخطأتم
يسوؤنا نرفض تشكون غير ملائم
لسوء الحظ نكره تدعون غير مقبول لدينا
غير عادل بالنسبة لنا
لا يمكن مشكلة لنا فشلتم غير مريح لنا
التقرير
وهو عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة عرضا تحليليا بطريقة مسلسلة مبسطة مع ذكر الاقتراحات التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل .
والهدف الأساسي منه نقل المعلومات ، ومن الواجب أن يكون التقرير واضحا وموجزًا وكاملاً ودقيقًا .
والتقارير المستخدمة في الحياة العملية عدة أنواع تنتج وتتناول في معظم المنظمات والمؤسسات والأجهزة المختلفة وتصنف إلى عدة أنواع حسب الموضوع ، درجة الشكل ، درجة الصورة ، الزمن ، الاتجاه ، الحجم ، درجة السرية ، درجة الرسمية ، التفصيل ، الهدف ، المستويات ، حسب الوظائف ، حسب المجالات .
المذكرات
تمثل نوعا من التقارير صغيرة الحجم ، وعادة لا يتعدى صفحة أو صفحتين وهي شائعة الاستخدام في مختلف المنشات والمنظمات ، والمذكرات تتعامل مع عدد كبير من الموضوعات مثل توصيل المعلومات ، وقد تعرض مشكلة ويقترح كاتب المذكرة حلا لها كما قد يتعرض لموقف معين ويرفع كاتبها للرئيس طالبا منه التوجيه .
تنظيم المحفوظات واسترجاعها
تزايد الاهتمام في السنوات الأخيرة بموضوع الحفظ نظرا لاتساع نطاق المشروعات ،والزيادة الضخمة في عدد الأوراق والمستندات التي ينبغي حفظها للرجوع إليها عند الحاجة.
فمن الملاحظ أن سريانا مستمرا من المعلومات النابعة من داخل أو خارج المنظمة والتي تصب في النهاية فيما يطلق عليه ب ( محفوظات المنظمة ) . ومن هنا فإن نجاح أي منظمة أصبح يقاس الآن بمدى توافر أنظمة ومعدات حفظ الوثائق والمستندات الخاصة بها...لماذا؟ لأن هذه الأنظمة والمعدات هي المسئولة عن توفير المعلومات اللازمة لإدارة المنظمة وقت الحاجة إليها ..أي أنها تعد بمثابة مستودع للمعلومات والذي يقوم بخدمة المنظمة ككل .
وتختلف المنظمات بكيفية حفظها للمعلومات وأصبحت تتسابق على استخدام التقنيات الإدارية الحديثة في إدارة شؤونها .
إعداد نظام الحفظ:
كيف يمكن إعداد نظام جديد لحفظ الوثائق والمستندات لم يكن معدا من قبل ؟
إن نظام الحفظ الذي يتم إعداده أو تطويره يجب أن يكون منظما ومنطقيا بحيث يستخدم طرقا انسيابية لسريان الملف . كما يجب أن يستخدم أدوات وظيفية ملائمة وأفرادا مدربين تدريبا كافيا على مختلف أعمال الحفظ .
والهدف من ذلك :
- التحكم في عدد مرات استرجاع وتداول الملفات طبقا لحاجة العمل .
- سهولة استخدام معدات الحفظ وإجراء عمليات الصيانة اللازمة .
- تقليل الجهد البشري عند استخدام الأجهزة والمعدات .
- وقاية المستندات ضد الحريق أو سوء التخزين .
تذكري دائما أن :
نظام الحفظ الجيد هو الذي يمدنا بما نحتاج إليه من المعلومات فور طلبها. ولذلك فإن نظام الحفظ الجيد يجب أن يتصف بالخصائص التالية:
البساطة - المرونة – الترابط – التنظيم – الاقتصاد – الملائمة – السرعة
إدارة نظام الحفظ :
شرعت العديد من المنظمات غي تخصيص قسم أو إدارة أو وحدة إدارية للإشراف على إدارة نظام الحفظ بها مع تدعيمه بالأفراد اللازمين من ذوي الكفاءة الإدارية العالية ، وذلك بهدف إمداد الإدارة بالمعلومات الفورية والدقيقة اللازمة لاتخاذ قراراتها المختلفة .
تذكر دائما أن :
1- أيا كان التنظيم الإداري لنظام الخاص بالمنظمة ( وما إذا كان مركزيا أم لا مركزيا).
فإن ذلك يتطلب أن يتم ذلك داخل إطار متكامل لنظام حفظ جيد يربط وينسق ويوجد قواعد وإجراءات إعداد لمحفوظات على مستوى المنظمة ككل .
2- أن التنظيم المقترح يجب أن يتصف بالصفات التالية :
- أن يكون بسيطا وواضحا لكافة المتعاملين معه.
- أن يكون قادرا على توفير الوثائق والملفات بسهولة.
- أن تكون به صفة المرونة والمقابلة لمواجهة التغييرات .
- أن يأخذ في الاعتبار إمكانية الرقابة والتابعة لتداول الملفات والوثائق .
أساليب الحفظ والتداول:
إن كفاءة العمل المكتبي لا يعتمد فقط على وجود نظام جيد للحفظ وإنما تعتمد على مهارات وقدرات العاملين في فن الحفظ والفهرسة .
1- النظم اليدوية : تعتمد في المقام الأول على العنصر البشري في حفظ الوثائق والمستندات .
2- النظم الميكانيكية : تجمع بين العنصر البشري والأجهزة والمعدات في حفظ الوثائق والمستندات .
3- النظم الآلية : هي التي تعتمد بشكل كامل على الأجهزة الإلكترونية في حفظ الوثائق والمستندات .
كيفية كتابة السيرة الذاتية
تحتوي السيرة الذاتية عادة على جزأين:
الجزء الأول هو خطاب مرفق مع السيرة الذاتية ، ويكون على النحو التالي:
الجزء الأول : من السيرة الذاتية (الخطاب المرفق مع السيرة الذاتية )
وهذا الجزء مهم جدا كجزء توضيحي ملخص للسيرة الذاتية .
- الموظف الذي يتلقى الطلبات قد يحصل على مئات من الخطابات العامة لطلب الوظائف أسبوعيا لا بد من محاولة بدء خطابات بعبارات ايجابية ويمكن البدء باستخدام قول ( إن لدى مدرستكم أو مؤسستكم سمعة طيبة في مجال ..) أو ( إنكم إحدى مؤسسات التوظيف الاستشارية ) ويكون الخطاب عبارة عن موجز من السيرة الذاتية واهم النقاط إلي تساعد القارئ في التشوق للقراءة السيرة الذاتية من بين جميع السير الذاتية
أمور يجب مراعاتها في الخطاب المرفق :
- يجب كتابة خطاباتك بعبارات قصيرة واضحة.
- توجيه الخطاب باسم شخص محدد أو حالة عدم معرفتك بالاسم فتذكر المحترمين شئون الموظفين.
- عدم استخدام أسلوب الفكاهة في طلبنا الوظيفي حتى لا يساء الفهم.
- إن الهدف من الخطاب تحفيز القارئ لقراءة السيرة الذاتية.
- تذكر دائما انك تسوق لنفسك.
- لا تذكر راتبك الحالي إلا إذا طلب منك ( إن كنت موظفًا).
ومن أهم ما ينبغي أن يحتوي عليه هذا الخطاب هو: هو بمثابة تسويق لترويج نفسك لدى صاحب العمل وهي أصعب وثيقة عمل في الكتابة العملية والتجارية.
صياغة السيرة الذاتية
- تحتاج محتويات السيرة الذاتية أن تعد باهتمام ، لذا لا بد من توفير الوقت الكافي للكتابة والمراجعة بشكل نهائي لضمان أن تكون السيرة الذاتية مؤثرة للجهة المعنية .
- ولا بد من إحداث انطباع جيد وان يكون كل جزء من السيرة الذاتية مشوق .
وعليه فانه لا بد من توافر الخصائص التالية :
1 – استخدام ورق عالي الجودة يشير إلى الاستعداد المهني والقدرات التنظيمية .
2 – الكتابة بأسلوب سهل القراءة والاستخدام الجيد للغة وهذا يشير إلى وجود مهارات اتصال وأسلوب كتابة جيد .
3 – التأكد من عدم وجود أخطاء إملائية ولغوية يشير إلى الاهتمام الجيد بالتفاصيل .
4 – انتقاء تفاصيل المعلومات الشخصية والمهنية المناسبة ، يشير إلى الحكم الجيد .
5 – إدراج المؤهلات والسجل الوظيفي يشير إلى التأهيل للقيام بالوظيفة .
محتويات السيرة الذاتية
تكون السيرة الذاتية من عدة أجزاء:
أولا : المعلومات الشخصية:
مثل الاسم كاملا ، العنوان ، رقم الهاتف ، البريد ، البريد الإلكتروني ، الحالة الاجتماعية ، العمر ( في حال الطلب).
ثانيا: المعلومات التعليمية : تشمل المراحل الدراسية وتواريخها/ والمؤهل العلمي الجامعي/ والمؤهلات فوق الجامعي ( إن وجد )/ والدورات التدريبية
ثالثا: التاريخ الوظيفي والخبرات : وتشمل جميع الوظائف السابقة (إن وجدت )مع تواريخ وطبيعة العمل فيها والمسمى الوظيفي .
رابعا : المهارات الشخصية والاهتمامات والنشاطات والانجازات :
والمهارات هي: الجوانب التي يتحلى بها الفرد والتي تبين مدى تناسبه للمهنة .
الانجازات: يفضل تحديد 10 من انجازاتنا في حياتنا الشخصية أو العملية.
الاهتمامات: كل ما يفعله الشخص في وقت الفراغ . وما يتم ذكره في السيرة الذاتية من اهتمامات يترك انطباعا عن الشخص لدى القارئ .
مثلاً:
- إذا كان المشي يشير إلى شخص نشيط .
- فالقراءة تدل على عقل متسائل متشوق للمعرفة.
- والقيام بأعمال يدوية يدل على أن الشخص متحمل.
- والرسم يشير إلى الإبداع.
- وفي الأعمال الخيرية يستنبط القارئ الوعي الاجتماعي والديني .
- والعمل الشبابي أو القيام برئاسة مجموعة ، يشير إلى القدرة القيادية .
تعليقات
إرسال تعليق