مفهوم عرض الحال
هو وثيقة إعلامية تهدف إلى إبلاغ الرئيس وإحاطته بحادث أو واقعة أو اجتماع أو مهمة عمل يتحرى محرره نقل الوقائع وسرد الحوادث كما حدثت بالضبط وبشكل مفصل ما يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها وفي الوقت المناسب وتكون المبادرة بتحرير عرض الحال إما تلقائيا حيث يتولى المحرر كتابته بمجرد حصول الحادث أو الواقعة أو بأمر من الرئيس وفي كلا الحالتين ينبغي على المحرر التزام الحياد قدر الإمكان وعرض الحال دون إبداء رأيه الشخصي.
خصائص عرض الحال
- هو وثيقة إعلامية تهدف إلى إعطاء صورة صادقة عن الواقعة أو الحادثة أو الاجتماع.
- يوجه إلى الرئيس بهدف إطلاعه على معلومات ذات علاقة بصلاحياته أو نطاق إشرافه ما يسمح له بالإلمام بالمعطيات اللازمة لاتخاذ القرارات.
- يستخدم كوسيلة للحفاظ على الآثار الكتابية عن الحوادث أو الوقائع موضوع الاهتمام.
- يحرر بشكل مفصل يراعي فيه الحياد التام.
عناصر ومحتويات عرض الحال
شأنه شأن الوثائق الإدارية الأخرى لاسيما المحضر يتضمن عرض الحال العناصر الشكلية المحددة لهوية المؤسسة أو الإدارة (طبيعة الوثيقة وموضوعها، عناصر الهوية، والشخص الموجه إليه) ..
إضافة إلى العناصر الموضوعية التي تشكل صلب الوثيقة وتحرر بنفس طريقة وأسلوب تحرير التقرير وعليه يتشكل نص عرض الحال من العناصر الآتية:
1/ التقديم:
ويشير إلى التاريخ ومكان الحدث أو الاجتماع تمهيدًا لتناول تفاصيل الموضوع.
2/ العرض:
يستعرض المحرر الوقائع والأحداث بالتفصيل مراعيًا الدقة في الوصف والموضوعية التامة في العرض.
3/ الخاتمة:
وتخصص لذكر القرارات المتخذة في الاجتماع أو النتائج والآثار الناجمة عن الحدث أو الواقعة.
* يدون تاريخ ومكان تحرير عرض الحال في ختام الوثيقة وتسجل الصفة الوظيفية والاسم الشخصي للموقع.
بين عرض الحال والتقرير والمحضر
كثيرا ما يحدث الخلط بين عرض الحال والتقرير والمحضر خاصة من حيث الشكل إلا أن هناك بعض الفروق بينها:
أولا بين عرض الحال والتقرير: يحرر عرض الحال بنفس طريقة تحرير التقرير غير أن عرض الحال لا يتطلب إبداء الآراء الشخصية المتمثلة في التوصيات والمقترحات التي يتضمنها التقرير بل يكتفي محرره بسرد الوقائع والتجرد والوفاء، فإن كان التقرير يتخذ وجوبا موقفا معينا (من خلال الاقتراحات والتوصيات) فإن عرض الحال يقتصر على حمل شهادة فقط كما هو الشأن بالنسبة للمحضر الذي يدونه الشرطي الذي يكتفي بسرد الوقائع دون إبداء الرأي.
أما عرض الحال والمحضر فإنهما يتشابهان شكلاً إلا أن عرض الحال يتميز بكونه أكثر تفصيلا من المحضر هذا الأخير يهدف اساسا إلى شكيل دعامة إلزامية وقانونية في حين أن عرض الحال يعمل على الحفاظ على آثار كتابية للحوادث والوقائع (الأرشيف).
موضوع ذات صلة 👈 فنيات الكتابة في العلاقات العامة
تعليقات
إرسال تعليق