معجم المصطلحات الإعلامية: يعرف الإتصال على أنه انتقال المعلومات، الأفكار والإتجاهات والعواطف من شخص أو جماعة إلى شخص أو جماعة أخرى من خلال الرموز والاتصال أساس التفاعل الاجتماعي.
معجم أكسفرد: عرفه على أنه نقل وتوصيل المعلومات بالكلام أو الكتابة أو بالإشارات بين مرسل ومستقبل بالإضافة إلى أنه يعني المشاركة في الرأي باتخاذ القرار.
الاتصال في العلاقات العامة
هو ذلك النوع الذي تقوم به إدارة العلاقات العامة بحيث يكون مقنع، مخطط، مستمر لنقل السياسات، الآراء، الاتجاهات، الميولات، الرغبات من وإلى جماهير المؤسسة بغرض بناء علاقة طيبة بين هاذين الطرفين، كما يعرف على أنه عملية توصيل الأفكار والمعلومات، الحقائق من وإلى الجمهور بهدف التأثير فيه وفي اتجاهاته التي تضمن تأييده وتفهمه للمؤسسة.
عناصر الاتصال
تتطلب عملية الاتصال لكي تكتمل عددا من العناصر أو المكونات الأساسية المترابطة والمكملة لبعضها البعض وبدون هذه العناصر لا يمكن لعملية الاتصال أن تتم "الرسالة، المرسل أو المصدر، المستقبل، التغذية الرجعية أو رد الفعل، قناة الاتصال أو الوسيلة".
يعد العنصر الأول والأساسي في عملية الاتصال، والحركة الأولى في دورتها ومسيرتها، ويسمى أحيانا مصدر المعلومات، ويسمى أيضا المتصل، والمرسل هو منشئ الرسالة الذي عليه أن يسعى إلى النجاح في مهمته المتمثلة في توصيل الرسالة إلى المستقبل أو الجمهور.
وتعد الرسالة الركن الثاني في العملية الاتصالية، وهي النتاج المادي والفعلي للمصدر الذي يضع فكره في رموز.
وهي الوسيلة التي يتم من خلالها توصيل أو نقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل، وتتعدد أنواع الوسائل أو القنوات بتعدد أنواع الاتصال وأشكاله، كالاتصال الشخصي، والاتصال الجماهيري بوسائله المتنوعة من الصحافة إلى الإذاعة إلى التلفزيون ... إلخ.
وهو الشخص أو الجهة التي توجه إليها الرسالة، ويقوم هو بحل أو فك الرموز الرسالة بغية التوصل إلى تفسير لمحتوياتها وفهم لعناها، وينعكس ذلك عادة في أنماط السلوك المختلفة التي يقوم بها المستقبل.
ولذلك يجب ألا يقاس نجاح عملية الاتصال بما يقدمه المرسل فقط ولكن أيضا بما يقوم به المستقبل من سلوكيات تدل على نجاح الاتصال وتحقيق الهدف.
ويطلق عليها عدة تسميات أو مصطلحات مثل: رد الفعل، التغذية المرتدة، ورجع الصدى وغيرها، وهي عملية تعبير متعددة الأشكال، تبين مدى تأثير المستقبل بالرسائل التي نقلها المرسل إليه بالطرق أو الوسائل المختلفة، وهي عنصر مهم في الاتصال لأنها عملية قياس وتقويم مستمرة لفاعلية العناصر الأخرى، كما أن لها دورًا كبيرًا في إنجاح عملية الاتصال وهي بذلك الوسيلة التي يتعرف من خلالها المرسل على مدى التأثير الذي أحدثته رسالته في المستقبل.
أهمية الاتصال بالنسبة للعلاقات العامة
- شرح أهداف وخطط المؤسسة.
- إقامة الثقة والاحترام والتفاهم بين المؤسسة والجمهور.
- نقل المعلومات والتأكد من تحقق التعاون بين الجمهور والمؤسسة.
- قيادة وتوجيه أفراد المؤسسة والتنسيق بين الجهود.
- تنفيذ الخطط والسياسات عبر وسائل الاتصال المختلفة ولقد أثبتت الدراسات والأبحاث أن الاتصال يمثل تقريبا 75% من نشاط المؤسسة وبذلك تعتبر العملية الاتصالية الركيزة الأساسية لأنشطة أي مؤسسة وأي جهاز للعلاقات العامة خاصة.
الإعداد للعملية الاتصالية في العلاقات العامة
- جمع البيانات وكل ما ينشر عن المؤسسة والأخبار المرتبطة بنشاطها وتحليلها للتعرف على الاتجاهات المؤدية والمعارضة.
- نشر المعلومات، البيانات وتوصيلها لأكبر عدد من الجماهير باستخدام كافة الأساليب والوسائل الاتصالية.
- توطيد الصلة بين المؤسسة ورجال الإعلام لضمان توطيد إيجابية لكافة أنشطتها وبرامجها إضافة إلى أن هذه الوسائل والمؤسسات والمنظمات جمهور خارجي للمؤسسة.
- افتعال الأحداث لجلب انتباه وسائل الاتصال وتسليط الضوء على المؤسسة من زاوية معينة.
أنواع الاتصال في العلاقات العامة
رموز اصطناعية: مثل أنواع الملابس، أدوات التجميل، الأثاث.
رموز إعلامية: وهي مهمة جدا على الرسالة التي يريد رجل العلاقات العامة إيصالها إلى جمهوره وتظهر في (نوع اللقطة، الألوان، المؤثرات الصوتية ..)
رموز ظرفية: تنبع من استخدامنا للوقت والمكان مثل ترتيب جلوس الزوار حسب أهميتهم.
ثانيا/ نوع الاتصال حسب حجم المشاركين في العملية الاتصالية.
الاتصال الجماهيري: وهي عملية اتصالية تتم باستخدام وسائل الإعلام الجماهيرية.
وسائل الاتصال في العلاقات العامة
- درجة الاستعجال والسرعة.
- طبيعة الرسالة وطبيعة استخدامها.
- حجم المعلومات المرسلة.
- الامكانيات (المادية والوسائل المتوفرة والصورة التي تريد أن تظهر بها المؤسسة).
- وسائل داخلية.
- وسائل خارجية.
تعد الصحف من الدوريات، أو تلك المطبوعات التي تصدر بشكل منتظم ولها عنوان متميز ويشترك في الكتابة فيها عدد من الصحفيين، وتغطي صفحاتها مختلف الموضوعات.
* مجلة المؤسسة:
وتكون هذه المجلات على شكل مجلات داخلية، مجلات خارجية، مجلة موجهة للجمهورين معا أما بخصوص مضمون المجلات في المؤسسات الاقتصادية فيجب أن يكون واضحًا، مفهومًا، مثيرًا للاهتمام بحيث تفهمه الجماهير وتنجذب إليه وترغب في قراءته.
والقواعد المتبعة فيها، أخبار المديرين وتشمل جوانب مختلفة عن أنشطتهم وكفاءتهم وما إلى ذلك.
تحتوي النشرة على موضوع واحد وتسلم باليد أو ترسل بواسطة البريد، بينما تتنوع موضوعات الكتيب، وتتعدد صفحاته و معالجات الموضوعات فيه، وقد يكون الهدف من الكتيب شرح برنامج إنتاجي جديد، أو تقديم خدمة جديدة، وتهتم
المؤسسات بنوع الورق والغلاف والإخراج الفني، والأحرف والعناوين، لكي يعبر الكتيب عن الصورة المشرفة، التي تريد المنظمة إظهار نفسها بها).
* البريد:
الرسائل الخاصة، والكتيبات والنشرات، والبطاقات، والاستبيانات وغيره من المنشورات الدعائية والإعلامية، ويتم ذلك عادة أما بطريقة دورية أو عند الحاجة، وعادة ما يتم إرسال هذه المطبوعات بصفة شخصية حاملة اسم أو لقب الشخص
المرسلة إليه حتى يكون لها أثر طيب في نفوس المشتركين، ولإنجاح هذه الوسيلة فإن على إدارة العلاقات العامة أن تنظم قوائم بأسماء عناوين الأشخاص الذين عندها نية الاتصال بهم، مراعية في ذلك توعية هؤلاء الأشخاص، ومدى اقتراب اهتماماتهم وحاجاتهم مع نشاطات المنظمة المعنية، وإنتاجها ومن مزايا استخدام هذه الطريقة:
- سهولة تحديد يد نوع الجمهور الذي تود الاتصال به، ونقل المعلومات إليه، وتوفير الحرية في اختيار هذا النوع وعدد الأفراد الذين سيتم الاتصال بهم...الخ.
- قلة التكاليف وخاصة على مستوى الرسائل المحلية وذلك مقارنة مع تكاليف الوسائل الأخرى.
- يساعد إدارة العلاقات العامة على تحديد الوقت المناسب للاتصال بالجمهور، ولكي تحقق هذه الطريقة الهدف الذي تستخدم من أجله لابد أن تصدر تلك المطبوعات بلغة واضحة وسهلة ومصممة بطريقة جذابة، كما يجب أن تعبر تعبيرًا صادقًا عن سياسات ونشاطات وأعمال المؤسسة.
* التقرير السنوي:
الجماهير ذات العلاقة بالمؤسسة أيضا مثل أعضاء النقابات أو الجمعيات التعاونية أو بالمشرعين أو الهيئات أو مجالس
الأمناء أو الإدارة أو الأجهزة الرقابية المختلفة.
وقد تغيرت النظرة إلى هذه التقارير مع تغير النظرة إلى الجمهور وزيادة الاهتمام به، حيث اتجهت الإدارات في فترات سابقة إلى إعلان عدم اهتمامها بالجماهير ذات العلاقة بها ومنهم المساهمون على سبيل المثال، كانت لا تهتم بتقديم أية
تقارير لهم توضح فيها كيفية استغلالها لأموالهم، وتخفي عنهم أسلوب عملهم.
أما في الوقت الحاضر فقد اختلف هذا التوجه تماما، كما اختلفت النظرة كليا، بالتوجه إلى إعلام المساهمين بشكل مفصل عن كل حالة، وكذا تقديم شرح واف عن المؤسسة ومحاولة بكافة الطرق الحصول على تأييد المساهمين ودعمهم.
وقد أدى الاهتمام بالجماهير المختلفة إلى تغير في محتوى التقارير وأغراضها وأشكالها وتوزيعها.
كما تعتمد العديد من المؤسسات الاقتصادية على وسيلة التقرير السنوي في إعطاء حوصلة المدخلات و المخرجات وكذا الأحداث والحقائق والأرقام المختلفة طوال السنة، ومن تم يمكن لكل من له علاقة بالمنظمة أن يصدر قرارات أو أحكام ذات تقييم مسبق مما يسمح لها بأن تكون فعالة في
المستقبل.
ويتخذ التقرير أشكالا مختلفة، ولكن في الغالب يتخذ شكل المجلة أو الكتيب كما يمكن أن يأخذ شكل الإعلان أو الفيلم،
ويتحدد شكل التقرير وفقا للمعلومات التي يتضمنها أو الجمهور الموجه له
* الفاكس :
وإرسال الرسائل بأقسى سرعة، وبالتالي وصولها إلى المرسل في زمنها الحي، إلا أنه لا يعمل إلا بتوفر خط هاتفي،
ولكنه يتميز عن الهاتف بمميزات منها:
- مضمون الوصول ولا يحتاج إلى طرف ثالث.
- السرية الكاملة دون وجود مجال لتسرب المعلومات.
- الاقتصاد بالنفقات نقل عن الهاتف.
- سرعة الاتصال.
- مكتوب ومسجل ويمكن إثباته وحفظه.
* الإذاعة :
* الندوات والاجتماعات الرسمية:
والمناقشة بين الحاضر وجمهور المستمعين من جهة وبين المستمعين وبعضهم من جهة أخرى، ورغم أن تأثيرها لا
يمس إلا شريحة محدودة من الناس إلا أنها تعتبر اجتماعات هامة وحيوية لأنها تتناول موضوعات رئيسية وضرورية لحياة المؤسسة ومسيرتها وتطورها، وأهم ما يتم عرضه عادة في هذه الاجتماعات أعمال المؤسسة
السنوية، والنتائج التي حققتها إدارة تلك المؤسسة، والعوائق الأساسية التي واجهتها، والتي أثرت على سير عملها
موضحة الطرق التي اعتمدت لحلها، كما يتم بحث سياسات المؤسسة بهدف الوصول إلى تفاهم متبادل حولها وكذلك
الاتفاق حول الخطط المستقبلية للمؤسسة، هذا وقد يتم عقد بعض الاجتماعات مع عينة مختارة من العملاء بهدف عرض بعض الأفكار المتعلقة بسياسة المؤسسة أو الإعلان عن سلعة جديدة، أو غير ذلك مما يؤدي إلى تمتين العلاقة بين إدارة
المؤسسة وجماهيرها، كما يمكنها من توصيل أية إعلانات أو معلومات بصورة مباشرة.
- التحضير لهذه الاجتماعات وذلك بتوفير المكان الملائم سواء من حيث المساحة، الإنارة أو بعض التجهيزات الأساسية، كالهواتف والمايكروفونات والسماعات والخدمات الأخرى.
- الاتصال بالأشخاص المعنيين، وتوجيه الدعوة لهم قبل موعد الاجتماع بوقت كاف، على أن تشمل الدعوة بيانا عن مكان الاجتماع ومواعيده، وجدول أعماله، وغير ذلك مما تراه إدارة العلاقات العامة مناسبا لإنجاح الاجتماع وإعطاء صورة جميلة عن المؤسسة المعنية.
- توفير كافة المستلزمات الفنية اللازمة للاجتماع مثل الآلات السمعية والبصرية، وآلات الترجمة الفورية إذا لزم الأمر، وآلات الطباعة والتصوير، والتأكد من صلاحيتها جميعًا.
- توفير وسائل الأمن والسلامة للاجتماع بإجراء التفتيش المستمر على مكان الاجتماع قبل بدايته بفترة زمنية كافية وحتى انتهائه كليا، مع توفير الأدوات اللازمة للأمن والسلامة، وتوفير المرشدين اللازمين لإرشاد المدعويين لمكان الاجتماع.
- توفير الكتيبات الخاصة بموضوع الاجتماع وتوزيعها على الجمهور حالة وصوله لمكان الاجتماع.
- تسجيل كل ما يدور في الاجتماع من نقاش حيث يتم كتابة تقرير أولي لكل جلسة من جلسات الاجتماع على أن يتم إعداد تقرير نهائي عن الاجتماع بالكامل حالة انتهائه، كما تلتزم إدارة العلاقات العامة بتقديم كافة المساعدات للمندوبين الإعلاميين الذين يحضرون جلسات الاجتماع ويقومون بتغطيتها مثل مندوبي الصحافة والإذاعة والتلفزيون.
- تقوم إدارة العلاقات العامة بإعداد التقرير النهائي عن الاجتماع والذي يضم النتائج التي توصل إليها المجتمعون، كما تقوم إدارة العلاقات العامة بنشر وإعلان تلك النتائج ليتمكن جمهور المؤسسة من الإطلاع عليها.
ويتم اختيار وسيلة النشر والإعلان حسب الضرورة وحسب ملاءمتها للموضوعات التي تستملها تلك النتائج مع مراعاة عنصر التكلفة.
* الزيارات:
فالزيارات يمكن أن تتمثل في دعوة عدد من جماهير المؤسسة الخارجيين لزيارة المؤسسة، والإطلاع على نشاطاتها، وما تقدمه من منتجات وخدمات وهنا يتوجب على إدارة العلاقات العامة تعيين أشخاص من ذوي الكفاءة والخلق السليم، والفصاحة واللياقة في الحديث، لاستقبال الجمهور والتعامل معهم، والعمل على تعريفهم بكل ما يهم بالمؤسسة وأهدافها.
- التقاء الإدارة مع جمهورها بعيدا عن الرسميات، مما يمكنها من الوقوف على رأيه في الأمور التي تتعلق بالمؤسسة وسياستها، حيث أن مثل هذه الأمور تشجع الموظفين على إبراز آرائهم بشجاعة ودون تردد.
- تساعد مثل هذه اللقاءات على إذابة ما يمكن أن يسمى بجدران الجليد بين الموظفين وبعضهم أو بينهم وبين رؤسائهم، مما يساعد على خلق أجواء من التفاهم والشعور المتبادل الواضح، مما يؤدي إلى تقليل المشاحنات بينهم وتزداد الألفة والمحبة.
- إن الاتصال بعينة مختارة من جمهور المؤسسة الخارجي يعطي المؤسسة الفرصة لتفسير بعض السياسات أو المواقف والأهداف الغامضة، ويعمل على بناء جسور الثقة مع هذا الجمهور، وأن نجاح المؤسسة في التحاور وتبادل الآراء مع هذه الفئة المدعوة للاحتفال قد يجعل من أفراد هذه الفئة رسلا للمنظمة على مستوى المجتمع ككل، مما يوطد العلاقة بها، ويدعم مسيرتها ويساعد على تطورها وازدهارها.
* الدعوات:
* المؤتمرات الإخبارية:
- إقناع المسؤولين بفكرة أو بقضية أو بنتائج معينة.
- تشجيع المتخصصين في مهنة معينة للوصول إلى الاتفاق على عناصر مشتركة يلتزمون بها خلال مزاولتهم لمهمتهم.
- تشجيع المتخصصين في مهنة ما أو المهتمين بمسألة معينة على البحث والدراسة وتبادل الأفكار والآراء في موضوعات اهتمامهم.
- توفير الجو الملائم للتبادل الفكري بين القيادات المهنية والقيادات الشعبية والمواطنين بالنسبة لمهنة معينة.
- العمل على تنسيق الجهود وخلق روح التعاون بين المتخصصين في مهنة وأخر سواء كان لهما علاقة أو لا.
الوسائل المرئية:
* البرامج التلفزيونية:
لذا أصبح التلفزيون من الوسائل الهامة التي تستخدمها العلاقات العامة للتأثير على الجماهير وكذا لتنوع برامجه المقدمة و إلى الخاصية التي يتميز بها عن باقي الوسائل الاتصالية.
* الأفلام السينمائية:
والفيلم كطاقة إعلامية هائلة ينبغي أن يوجه للخير، والتعليم الفاشل يعد كارثة إعلامية، لذلك ينبغي على خبير العلاقات العامة التأكد من أن هناك حاجة حقيقية لاستعمال الفيلم، وأنه دون غيره من الوسائل هو الذي يحقق هدف البرنامج وتنقسم الأفلام السينمائية إلى أفلام روائية وهي لب صناعة السينما وجوهرها، وإلى أفلام تسجيلية وجرائد سينمائية وهي الأفلام التي تعتمد على الأخبار أو الأحداث الهامة بمعنى أدق، وإلى أفلام الرسوم المتحركة وإلى أفلام الإعلانات والدعاية كالإعلان عن سلع أو خدمات والدعاية السياحية وما شابه ذلك.
* لوحة الإعلانات :
هذه المعلومات يمكن أن تتضمن مواعيد مسابقات، أخبارا هامة عن العمل، الدعوة لاجتماعات وساعات العمل، افتتاح أقسام جديدة والى ما هناك من أخبار يستطيع الموظف قراءتها كل يوم، و الشخص المسئول عن هذه اللوحة هو مدير العلاقات العامة أو موظف من قسم العلاقات، و يكون مسئولا بشكل تام عن هذه الأخبار..
* المعارض:
كما تسعى المعارض لتحسين صورة المنظمة لدى الرأي العام،وكسبه لجانبها وذلك بتزويده بالمعلومات المختلفة على شكل رسومات وتخطيطات، فمن خلال المعارض يمكن الإعلام عن تاريخ المؤسسة، نشاطها الحالي،خطط المنظمة، منتجات المنظمة، التكريمات والجوائز.
* الفيديو:
* الصور الفوتوغرافية:
وفي العديد من الأحيان يمثل المصدر الاتصال الشخصي نموذجًا للسلوك أو الاتجاه المرغوب، وهو ما يشجع المتلقي على التفاعل، وهذا يتناسب تماما مع الحالات التي يحمل فيها الجمهور المستهدف اتجاهات سلبية ومناقضة لدعاوي الرسائل الاتصالية من خلال التأثير عبر مراحل الفهم: تطوير الماهرات، تغيير لاتجاه، والدافعية ثم التدعيم.
ومن التقنيات الإقناعية المفيدة للاتصال الشخصي في حالات مماثلة تقنية الاتجاه المضاد والذي يعتمد على مجاراة المتلقي في اتجاهه المضاد لدعاوى الحملة إلى غاية كسب ثقته، ثم القيام في مرحلة متقدمة بتأكيد العمليات الاتصالية عبر مرتكزات الرسائل الاتصالية العامة.
التخطيط للعملية الاتصالية في العلاقات العامة
- جمع المعلومات وتحليلها (معرفة نقاط القوة والضعف).
- تحديد الجمهور.
- تكوين الاستمالات (عاطفية) الاستراتيجيات للإقناع (سيكودينامية).
- تكوين وبناء الرسالة.
- تحديد الوسيلة.
- التنفيذ والمتابعة.
بناء الرسائل الاتصالية في العلاقات العامة
- جعل الرسالة جذابة ومثيرة للاهتمام من خلال مخاطبة استجابات وجدانية، مما يجعلها تحظى باهتمام أكبر.
- استخدام مصادر تحظى بمصداقية عالية من قبل المتلقي، ويمكنها ربط القضية المطروحة
بأشياء تهم المتلقي.
- جعل الرسالة ذات صلة بالجمهور المستهدف، مثل ربط الرسالة بالمصالح الشخصية والاجتماعية للجمهور.
- التنوع في مضمون الرسالة من حيث الشكل واللغة المستخدمة ومن خلال مصادر متنوعة.
2/ المقدرة:
المراجع:
- * فاطمة مروة، الاتصالات المهنية، دار النهضة العربية، ط 1،لبنان، 2004 .
- * Michel DESBORD et autres : Marketing du sport , économica , Paris , 1999.
- *Communication d’entreprise, Nexx visuels communicants, brochure, Montpellier France.
- *عبد المعطي محمود عساف و محمد فالح صالح، أسس العلاقات العامة،دار حامد للنشر والتوزيع، عمان، 2004.
- - Bernard Brochand et Jacques Lendrevie: LE PUBLICITOR, Quatrième édition, Dalloz, paris, 1993.
- * أ. د ثامر البكر الاتصالات التسويقية و الترويج، دار الحامد للنشر و التوزيع، ط1، الأردن، 2006.
- Danielle Maisonneuve, Jean-François Lamarche et Yves St-Amand: Les Relations Publiques dans une Société en Mouvance, Québec, Presses de l'Université, 3ème édition. 2004.
تعليقات
إرسال تعليق