مفهوم الأحداث الخاصة
هي الأحداث المخططة التي تنظم على نطاق واسع وخارج الروتين المؤسسي المتعارف عليه، يشارك فيها عدد كبير نسبيا من الجمهور.
يعرفها Robert Jani على أنها: "مناسبة مؤقتة، منظمة، تحدث خارج نطاق الحياة اليومية الروتينية للمشاركين وتسعى إلى إشباع أهداف تم رصدها مسبقًا من خلال تقديم أنشطة محددة في إطار احتفالي".
عرفها GETS: الأحداث الخاصة هي التي تحدث لمرة واحدة وبأسلوب غير نظامي خارج عن البرامج والأنشطة العادية للجهة المنظمة، أما بالنسبة للزبون فهي فرصة لقضاء وقت الفراغ أو لاكتساب خبرة ثقافية أو اجتماعية خارج الخبرات اليومية".
الأحداث الخاصة في العلاقات العامة
هي عبارة عن مناسبات مبرمجة ومخطط لها مسبقا بشكل منظم ومحكم للحفاظ على صورتها الذهنية أو السعي منها لخلق صورة لدى جماهيرها، وقد تكون مفاجئة والتي غالبا ما تكون في شكل أزمات وتتطلب التخطيط الفوري والاضطراري لضمان التحكم في الوضع الراهن والتعامل مع التغيرات الحاصلة.
سمات الأحداث الخاصة
لكل حدث مهما كانت طبيعته وحجمه سمات متيزه عن غيره من الأحداث يفرض نمط وأسلوب في التعامل معه ومن أهم هذه السمات ما يلي:
- تحظى باهتمام كبير من قبل وسائل الإعلام وجمهور وسائل الإعلام.
- تعكس الوجه الحضاري للمؤسسة.
- تساعد المؤسسة على القيام بمسؤوليتها الإجتماعية اتجاه المجتمع الذي تنشط فيه.
- تكلفتها غالبا ما تكون مرتفعة مقارنة مع الأنشطة الأخرى.
- بعض نتائجها يكون له أثر سريع وآني خاصة في مجال التسويق.
- المفاجآت في الأحداث الخاصة العادية تكون محدودة ويمكن السيطرة عليها بسهولة.
- سهولة تغطيتها إعلاميا لأنها أحداث خاصة عند الإعلاميين.
- خلق التفاف جماهيري ومؤسساتي حول الحدث والمؤسسة المنظمة له.
العناصر الأساسية المكونة للأحداث الخاصة
- حداث مؤقت: أي تتم خلال فترة زمنية محدودة.
- صفة التفرد.
- التخطيط المسبق.
- يتضمن أنشطة أساسية.
- إطار احتفالي.
عمليات إدارة الأحداث الخاصة
- المرحلة الأولى: مرحلة القرار
- المرحلة الثانية: التخطيط.
- المرحلة الثالثة: التنفيذ.
- المرحلة الرابعة: التقييم.
أهداف الأحداث الخاصة
وتسعى الأحداث الخاصة إلى تحقيق أهداف اقتصادية أو اجتماعية أو علمية أو مهنية وتساهم في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة عمومًا وللعلاقات العامة خصوصا وتنعكس ايجابيا على صورة وسمعة المؤسسة.
- تدعيم صورة وسمعة المؤسسة.
- تحقيق الذيوع والانتشار الإعلامي.
- المساهمة في بناء وتطوير المجتمع.
- تطوير ومتابعة العمل في المؤسسة.
- زيادة التفاهم والتكيف بين المؤسسة وجماهيرها.
- تحقيق مشاركة أوسع لجماهير المؤسسة.
- إطلاع الجماهير بأنواعها على أنشطة وانجازات المؤسسة.
- الحصول على التأييد ومساندة الجماهير على أعمال المؤسسة.
- تحقيق مزيد من التعاون والتعارف مع مؤسسات أخرى.
- المساهمة في صنع انطباع إيجابي على المؤسسة.
دور العلاقات العامة في تنظيم الأحداث الخاصة
تعد الأحداث الخاصة من أكثر الأنشطة أثرا على صعيد العلاقة بين المؤسسة وجماهيرها المختلفة، وتستثمر العلاقات العامة هذه الخاصية في إيلاء المزيد من الاهتمام تجاه هذا النوع من النشاط لكونها تحظى باهتمام واضح من قبل وسائل الإعلام، ولاهتمام عدد كبير من الجمهور بها، ولكنها في غالب الأحيان تحقق نتائج عالية على صعيد السمعة.
وتنظيم الأحداث الخاصة يحتاج لجهات خاصة لتنظيمها، كشركات العلاقات العامة لكونها (الأحداث الخاصة) من الأدوات التسويقية والإدارية والاتصالية التي تتطلب درجة عالية من المهنية في التخطيط والإدارة والتنفيذ ناهيك عن حاجتها للتخصص الدقيق والتركيز والالتزام، والخبرة، بالإضافة للدور الاستشاري لتلك الشركات، بما يمكنها من تأدية كافة متطلبات تنظيم الأحداث أو المناسبات كما يسميها البعض.
والاستعانة بجهاز العلاقات العامة سواء كان داخل المؤسسة أو جهة مستقلة في تنظيم الأحداث الخاصة يضمن تحقيق الجودة، والتكلفة الأقل نظرًا لشبكة العلاقات الواسعة التي تحوزها وقدرتها التفاوضية العالية ..
مهارات تنظيم الأحداث الخاصة
مهارة التفاوض/ مهارات الاتصال بأنواعه، خاصة الاتصال الإقناعي/ مهارة الإدارة والتنظيم/ مهارات التخطيط/ مهارات التنفيذ المتعلقة بإنتاج المطبوعات كالدعوات، والنشرات/ مهارات الكتابة الصحفية/ مهارات إدارة القضايا والمشكلات والأزمات للتعامل مع الأحداث الطارئة/ مهارات الإنتاج/ مهارات التعامل مع الجمهور بأنواعه/ مهارات الإتيكيت والدبلوماسية.
تعمل كل هذه المهارات كحقيبة متكاملة وكل حسب تخصصه تجعل من الحدث يظهر بشكله وكما خطط له ويلاقي مقبوليته عند الجمهور بعد استخدام وسائل دقيقة ومختصة في مجال تغطيته وإدارته.
جميع هذه المهارات وتعددها لا تجتمع في إدارة واحدة مهما كانت إلا عند إدارة العلاقات العامة لأنها تلم وتجمع هذه المهارات والتخصصات، فضلاً عن التراكمات التي حصلت عليها من جراء الخبرة في العمل والتسويق والعلاقات العامة لذلك فإن تنظيم الأحداث الخاصة هي مهمة أساسية من مهمات العلاقات العامة.
إن إدارة العلاقات العامة هي الجامع المانع لكل التخصصات والخبرات التي من شأنها أن تساهم في الإعداد والتخطيط والتنفيذ لأي حدث خاص بأقل التكاليف وبأجود الأنواع بسبب استقطابها متخصصين وأصحاب خبرات في هذا المجال تؤهلهم في الإعداد الجيد للحدث فضلاً عن علاقاتهم المتميزة مع أصحاب النشاطات التي تساهم إيجابًا في تغطية الحدث بطرق متنوعة إعلامية وإدارية تجعله في غاية الدقة والجمال نتيجة الخبرات المتراكمة المكتسبة لإدارة العلاقات العامة في المنظمة التي من أهم أهدافها هو تدعيم صورة المؤسسة وانتشارها الإعلامي والمساهمة في تطوير المجتمع وآداء الخدمة العامة لتحقيق مشاركة أوسع للجماهير وتحقيق المزيد من الاتفاقات مع مؤسسات أخرى.
أعمال العلاقات العامة قبل الحدث الخاص
وهي قد تكون أنشطة يومية أساسية واعتيادية تتمحور معظمها حول الاتصال والبروتوكولات سواء كإدارة العلاقات العامة أو كلجان فرعية أو أقسام ويتم تحديد هذه المهام خشية عدم إلتزام المؤسسات المنظمة للأحداث الخاصة الأمر الذي يستوجب إسناد مهمة التنظيم للعلاقات العامة وذلك لضمان أفضل مشاركة في العملية وفيما يلي أبرز مهامها:
الإعلان عن الحدث/ تزويد وسائل الإعلام بالمعلومات اللازمة من أخبار وتقارير وأحاديث/ التنسيق مع وسائل الإعلام في عملية تغطية الحدث/ تصميم مطبوعات للحدث كالملصقات، والدعوات، المطويات ../ إعداد النشرات الإعلامية/ إعداد قوائم وعناوين المدعوين للاتصال بهم/ إرسال بطاقات الدعوة/ إعداد وترتيب مكان الحدث/ توفير الأجهزة والمعدات والمساعدة الضرورية/
التحضير المسبق الجيد للأحداث يساهم بدور بارز وجوهري في إنجاح الحدث.
أعمال العلاقات العامة أثناء الحدث
الاستقبال/ التسجيل/ توجيه الظروف ومرافقتهم لأماكنهم المحددة/ الاستعلامات وتقديم المعلومات لكل من يطلبها/ توزيع المطبوعات/ تقديم التسهيلات اللازمة للحاضرين والمشاركين/ تقديم التسهيلات المطلوبة للصحفيين ووسائل الإعلام المختلفة/ تنظيم الفعاليات التي تنجر على هامش الحدث كالخرجات الميدانية أو رحلات ../ ترتيب استراحات ومآدب الطعام/ توثيق فعاليات الحدث (صوت، صورة، فيديو).
كما أن المرافقة الفعلية والجيدة للحدث تساهم في تحقيقه لأهدافه المسطرة.
أعمال العلاقات العامة بعد الحدث
انجاز معاملات السفر/ مراسيم التوديع/ متابعة التغطية الإعلامية/ توزيع ونشر النتائج والتوصيات إن توفرت/ توجيه خطابات الشكر والتقدير للمشاركين/ تقديم الحدث ونتائجه وآثاره.
فالمتابعة الدقيقة لما بعد الحدث قد تكون بمثابة منطلق للتخطيط لحدث آخر أوسع وأكثر أهمية، كما أنها قد تساهم في التقييم والتقويم والمقارنة بين ما تم التخطيط له من أهداف وما تحقق.
أنواع الأحداث الخاصة
عبارة عن تجمع عدد كبير من المتخصصين والمهتمين بموضوع معين، بغرض عرض ومناقشة وتحليل ذلك الموضوع وآفاقه المستقبلية من أجل الوصول إلى نتائج ومؤشرات ودلالات تتعلق به، مما يساعد على رسم خطط وآفاق وسياسات المرحلة القادمة في مجال معين.
ويمكن أن يعرف ذلك على أنه لقاء موسع يتناول مسألة من المسائل من جوانبها الكلية ويضم ممثلين على أوسع نطاق له شأن بالقضية التي تتناول المؤتمر ويكون له جدول أعمال ونظام ورئاسة وغرضه هو إرساء قواعد عامة وإقرار خطط وبرامج أو اتخاذ توصيات تتعلق بموضوعه.
وغالبًا ما يعقد المؤتمر بشكل دوري ويكون غالبًا المدة الزمنية بين دورة وأخرى متباعدة زمنيًا لا تقل عن سنة.
- مؤتمرات تأسسية (أول مؤتمر للأشخاص المؤسسين).
- مؤتمرات عادية (تقييمية مثلاً) ، دورية، استثنائية.
- فنية، رياضية، حقوق الانسان .. الخ.
هي تجمع للعديد من المؤسسات العاملة في مجال معين (صناعي، تجاري، خدمي، فكري ..) وذلك لغرض عرض المنتجات على أوسع نطاق من الجمهور لزيادة المبيعات أو إعلام الجمهور على نشاطات المؤسسة، أو من أجل الحفاظ على علاقة تواصلية من الجمهور لتدعيم صورة المؤسسة.
وقد يكون المعرض قوميا داخل نطاق الدولة التي تنتمي إليها المنشأة، أو دوليا يتسع لمعروضات عدد كبير من الدول وتطورها الاقتصادي ونموها.
وتنشط المؤسسات أثناء المعارض بتقديم الحوافز إلى الجمهور وتكمن أهميتها في أنها ذات طابع موسمي بالنسبة للجمهور مما يجعله يقدم عليها بحماس.
- تعريف الجمهور بمنتجات مؤسسة جديدة وخصائصها.
- إتاحة الفرصة للمستهلكين لرؤية المنتج عن قرب وتلقي شروحات حوله مما يساعد على الاقتناع بجودته.
- إقناع الجمهور بقدرة المنتج على إشباع حاجاته ومن تم الاقتناع به.
- تكوين علاقة إيجابية بين المؤسسة والجمهور.
- إثارة اهتمام المستهلكين بالمنتج وإقناعهم بشرائه أو تجربته على الأقل.
- إقناع الموزعين أو المشترين الصناعيين بالتعامل مع المنتج.
- زيادة الطلب على المنتج في حالة انخفاض المبيعات وزيادة المنتوج.
- حسب نوع الجمهور.
- حسب مستوى وهدف الحصة السوقية.
- حسب مكانة وسعة التنظيم.
تقيم المؤسسة في بعض الأحيان احتفالات تدعوا إليها كِبار الشخصيات وجمهور المساهمين، والمعلنين، وتكون هذه الحفلات مناسبات جيدة للمؤسسة للإطلاع على كل ما يتعلق بها، وبالمنافسين وبأوضاع السوق عموما.
والأمر نفسه ينطبق على المهرجانات فهي تعتبر واحدة من الأحداث التي تساعد المؤسسة على تحقيق مزيد من الانتشار.
وتعتبر الاحتفالات والمهرجانات مناسبة جيدة لظهور الرؤساء والمدراء والمسئولين في المؤسسة، ومخالطة جماهير مختلفة وعادة ما تتضمن تدخل الرؤساء والمديرين عن طريق تقديم خطب وكلمات وتدخلات وكذلك تنظيم مسابقات وأناشيد وأغاني وعروض مسرحية وأغاني .. حيث تبرز مظاهر الفرح والسرور والاحتفالية فيها، وقد تتضمن أيضا عرض الأفلام أو البرامج الترفيهية .. إلخ.
ندوة: إثارة موضوع معين من قبل شخص أو أكثر للجمهور، وهي اجتماع مجموعة من المتخصصين أو المهتمين بأمر معين على رأسهم مدير الندوة في مكان محدد وزمان محدد لمناقشة موضوع ما في مجال علمي، أو أدبي أو اجتماعي وغير ذلك.
عناصر الندوة: موضوع الندوة/ مدير الندوة/ الأعضاء المشاركون في الندوة/ الجمهور/ الحوار.
ورشة العمل: تعتبر خبرة تعلمية متبادلة، يعمل فيها مدربون ومشاركون سويا باستخدام طرق وأساليب قائمة على المشاركة، ضمن إطار مشجع على التعبير والحوار وتطوير فرص العمل الجماعي التعاوني.
المحاضرات: نقل مجموعة من الخبرات والمعارف والاتجاهات للحاضرين، بواسطة خبير أو محاضر يمتلك المعرفة اللازمة لمجموعة كبيرة من جمهور متجانس، يتعذر عليه الحصول على معلومات حول موضوع المحاضرة.
ويمكن أن نلخص أهم الأهداف المتفرعة عن هذا الهدف الرئيسي من الاحتجاجات إلى ما يلي:
- لفت انتباه وحشد الرأي العام نحو قضية معينة.
- تحفيز وزيادة حماس الجهات المعنية بالقضية التي هي موضوع الاحتجاج.
- تحقيق اعتراف صناع القرار بموضوع الاحتجاج.
- الحصول على تنازلات وتنفيذ للمطالب.
المظاهرة:
وهي عبارة عن حشد وتعبئة قطاعات مهتمة بقضية ما، تأخذ طابع الرفض أو التأييد وتعتبر المظاهرة أداة من أدوات التعبير، وأسلوبا تكتيكيا لتحقيق هدف ما من خلال مجموعة من الفعاليات.
الاعتصام:
وهو تمسك ولجوء عدد معين من الناس أمام جهة ما تكون عادة محل ثقة لدى منظمي الاعتصام وذلك بغرض رفع ظلم وقع أو قد يقع على قطاع معين من الرأي العام والتمسك بتلك الجهة لوضع حد لذلك الظلم أو منعه.
التجمع الصامت:
حيث يجتمع عدد من المحتجين أمام مقر أو مركز متخذي القرار وتكون رسائلهم عبارة عن لافتات مكتوبة وموجهة للمعنيين بالأمر وقد تكون من خلال استخدام ملصقات على الفم.
وعند تنظيم الأحداث الاحتجاجية يجب الأخذ بعين الاعتبار:
- البحث عن وسائل غير تقليدية جذابة للتعبير عن الاحتجاج.
- توصيل رسالة مختصرة وواضحة وسريعة.
- التأكيد على عنصر التحدي والإصرار ومجابهة الصعاب، إضافة إلى الثبات على المبدأ.
- أن تكون الطرق سلمية.
المراجع/
- أحمد العبد أبو السعيد، إعداد وتنظيم المؤتمرات والندوات، جامعة الأقصى، دار اليازوري العلمية للنشر والتوزيع، 2014.
- زهير عبد اللطيف عابد، أحمد العابد أبو السعيد، إدارة العلاقات العامة وبرامجها، دار اليازوري، 2020.
- هيثم عبد الرحمن أحمد، صناعة الأحداث الخاصة في العلاقات العامة وتعزيز سمعة المنظمة (الإدارة والتنظيم)، مجلة آداب الفراهيدي، العدد 31، 2017.
- بديعة حنون، التخطيط للأحداث الخاصة في العلاقات العامة، المجلة الجزائرية للأبحاث والدراسات، المجلة 3، العدد 9، 2020.
تعليقات
إرسال تعليق