التخطيط في ميدان العلاقات العامة

 

كان أول من استخدم مفهوم التخطيط بصورته الحالية الأستاذ النرويجي (كريستيان شنوله دير( في بحث نشره  عام 1910  ثم أخذت فكرة التخطيط في العالم العربي تأخذ أبعادًا أكثر أهمية وأصبحت وسيلة هادفة لإدارة الأنشطة الحربية والاقتصادية .

مفهوم التخطيط

لغويا: 

مصدر خَطَطَ: وهو علم يحدد للبلد برامجه الاقتصادية ومراحلها وطرق تمويلها وما إلى ذلك.

 اصطلاحا:

* هو عملية مستمرة ومتجددة ومرنة ذاك النشاط العقلي الإداري الذي يوجه لاختيار أمثل استخدام ممكن لمجموعة الطاقات المتاحة لتحقيق أغراض معينة في فترة زمنية محددة.

*التخطيط 

 كممارسة إنسانية مهمة، ليس حديث العهد بل إنه استخدم منذ آماد زمنية بعيدة تطورت أبعادها من  الاتجاهات الشكلية 

والبسيطة إلى المفاهيم المعقدة وإلى الطرق العديدة لإعداد الخطط المتنوعة، وذلك خلال الحقب  التاريخية الحديثة بوجه خاص.

*يكتسب التخطيط أهمية خاصة لا على صعيد الأقطار المتقدمة صناعيا فحسب بل وإنما في البلدان   النامية بشكل خاص

 لأنه يمثل الأسلوب الواعي والهادف لإدارة المجتمع وتوجيه جميع الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلومات المتاحة واستثمارها بشكل عقلاني لتحقيق الأهداف السياسية والاجتماعية  والاقتصادية والثقافية، لهذا يمكن تعريف التخطيط على أنه: "التأطير والتنمية الاقتصادية لبلد ما عن طريق السلطة العامة وهو عملية استعمال وتنظيم للطرق والمناهج".  

التخطيط هو:

المهمة الإدارية المتعلقة بتوقع المستقبل و رسم الخطوط العريضة للأهداف وتحديد واختيار أفضل السبل            والإجراءات لتحقيق تلك الأهداف على أساس الخبرة السابقة.

 لقد ركز" تايلور"على أهمية التخطيط من خلال مبادئه الأربعة في الإدارة العلمية والحد على أن تقييم العمل وتوزيع المسؤوليات بالتساوي بين الإدارة والعمال بحيث تتولى الإدارة مسؤولية   التخطيط ويعهد العاملين مسؤولية التنفيذ .

وبنفس الأهمية ركز "هنري فايول"، في تحديده لوظائف المدير بخمس وظائف أولها التخطيط ثم يليها  التنظيم، إصدار الأوامر، التنسيق والرقابة .

 وفي سنة  1916 "هنري فايول"  حدد التخطيط بتسمية التنبؤ باعتبارها وظيفة من بين الوظائف الخمسة لإدارة المؤسسة، فأما "ستينر" 1969 فهو الذي أعطى لعملية التخطيط تطوراتها و أبرز مقوماتها.

* لقد اعتبر "هنري فايول" أن التخطيط :

يتطلب قيام المدير بدراسة المستقبل ثم يضع الخطة اللازمة للعمل بها، ويتأكد من أن هذه الخطة تتضمن الوحدة  والاستمرار والمرونة والدقة.

 

 

 ولوضع خطة جيدة يجب أن يتمتع المديرون بالتالي:

•  فن التعامل مع المتعاملين .

• قدر كبير من الطاقة .

• مقدار من الشجاعة المعنوية.

• بعض الاستمرارية في المنصب .

• درجة معينة من الكفاءة في المتطلبات الخاصة بالعمل .

• قدر معين من الخبرة في مجال الأعمال بشكل عام.

 أنواع التخطيط

 للتخطيط أنواع متعددة تختلف باختلاف طبيعة الموضوع وأهمها:

1/ التخطيط الوقائي: وهو المبني على دراسات وبحوث وتستهدف غايات بعيدة من أجل إقامة علاقات

ودية بين المؤسسة وجماهيرها وهو غالبًا ما يشبه الاستراتيجيات لأنه يكون على المدى الطويل.

2/ التخطيط العلاجي: وهو التي يقوم بمواجهة أزمة قائمة أو مشكلة واقعة أو كارثة ويتطلب نوع من السرعة والحزم والإعداد الأولي والذي يختلف باختلاف طبيعة عمل المؤسسة ونوع الخطر المحتمل، كما يعمل على حسن علاج المواقف وعدم الارتباك والتخطيط ويعتمد على وضع تفصيلي لكيفية علاج الخسائر.

3/ التخطيط للطوارئ أو الظروف المفاجئة أو الأحداث الخاصة: مهمته الابقاء على الموقف حتى لا يتدهور ولا يتفاقم لأن الإبقاء على الوضع في صالح المؤسسة.

 

التخطيط في ميدان العلاقات العامة

التخطيط في العلاقات العامة هو: " عملية وضع الأهداف الاسترايجية والإجرائية بشكل قابل للقياس بما يخدم هدفين:

أولهما: الاختيار الرشيد والاستراتيجي للأهداف الإستراتجية والإجرائية الكفيلة بضمان بقاء ونمو المؤسسة، والتي تفيد في تبرير برامج العلاقات العامة كنشاط قابل للتطبيق.

ثانيهما: جعل برامج العلاقات العامة قابلة للتقويم والتدليل الموضوعي على نجاحها وإخفاقها.

الملاحظ على هذا التعريف أنه ركز على الجانب الاستراتيجي لتخطيط برامج العلاقات العامة، حيث لا يمكن إعداد خطط ما لم تكن هناك إستراتيجية واضحة للمؤسسة في هذا الشأن .

ويمكن أيضا تعريف تخطيط برامج العلاقات العامة على أنه: "الاختيار الأمثل للموارد والطاقات المتاحة لتحقيق أهداف معينة في فترة زمنية معينة".

متطلبات التخطيط في ميدان العلاقات العامة

 * يرى جورج هاموند أحد خبراء العلاقات العامة الأمريكيين أن التخطيط للعلاقات العامة يتطلب:

• نظرة باحثة إلى الخلف لتحديد العوامل المؤدية إلى الموقف تدهور سمعة المؤسسة .

• نظرة واسعة إلى الظروف المحيطة بالمؤسسة لدراسة المواقف المتشابهة في المؤسسات التي تمارس نشاطا شبيها بنشاط المؤسسة مع دراسة التيارات السياسية والاقتصادية السائدة .

• نظرة متعمقة إلى الداخل للتعرف على الحقائق والآراء التي يجب أخذها في الاعتبار على ضوء البرامج المطلوب تنفيذها لتحقيق الأهداف المرجوة.

خصائص التخطيط الفعال في ميدان العلاقات العامة:

 ليكون التخطيط فعال يجب توافر العناصر التالية:

• التوجه نحو الهدف.

• البساطة والوضوح.

• المرونة.

• مراعاة مبدأ "التكلفة/ المنفعة".

 صعوبات العملية التخطيطية:

• تعامل العلاقات العامة مع عناصر غير ملموسة يؤدي ذلك لصعوبة التنبؤ بدقة عن المستقبل وخاصة في التخطيط الطويل المدى.

•  طبيعة عمل العلاقات العامة طبيعة ديناميكية يوجب على أخصائي العلاقات العامة ملاحقة الأحداث والتكيف معها لذلك قد تبرز مواقف مفاجئة وتغيرات لا يمكن ملاحقتها بالسرعة المطلوبة.

• الفهم الخاطئ للعلاقات العامة ومجالات عملها من قبل بعض الإدارات يساهم في تعقيد عملية التخطيط لها.

• عدم حرص الإدارة على إشراك مسئول العلاقات العامة في أعمال رسم السياسات ووضع البرامج على مستوى المنظمة .

• عدم وجود أهداف واضحة متفق عليها لتطبيق برامج العلاقات العامة.

• عدم كفاية الوقت الذي غالبا ما يضيع في المشاكل الروتينية البسيطة .

• الإحباط وعدم التعاون الذي يواجهه الممارسون في التنسيق مع الإدارات الأخرى.

 

 المراجع:

• جبران مسعود، الرائد، معجم ألفبائي في اللغة والإعلام، دار العلم للملايين، :ط 1،  بيروت، 2003.

•  خليل محمد حسن الشماع، خضير كاظم نظرية المنظمة، دار المسيرة للنشر والطبع و التوزيع، عمان، الأردن، 2005

• . Le Petit Larousse, Grand Format, Larousse , Paris , 2003

•  محمد منير حجاب، الموسوعة الإعلامية، المجلد الثاني، دار الفجر للنشر و التوزيع، 2003.

• منال محمد رحال، العلاقات العامة من منطلق نظري وعملي، دار أمجد للنشر والتوزيع، عمان، 2014.

•  رعد حسن الصرن،  نظريات الإدارة والأعمال، دراسة ل 401 نظرية في الإدارة وممارساتها ووظائفها، دار الرضا للنشر، سوريا، 2004.

•  صديق محمد عفيفي، إدارة الأعمال في المنظمات المعاصرة، مكتبة عين الشمس، مصر، 2003.

•  علي عجوة، الأسس العلمية للعلاقات العامة،عالم الكتب، القاهرة، 1985 .

•  صلاح عبد القادر النعيمي، الإدارة، دار اليازوري، الأردن، 2008.