التنظيم
مفهوم التنظيم
تستخدم كلمة تنظيم في الكثير من الكتابات الإدارية بمعنى منظمة والمنظمة قد تكون تجارية، صناعية، تعليمية، سياسية، رياضية 👈 وعليه فإن استخدامها يعني:
(جماعة من الناس تربطهم علاقات رسمية لتحقيق الأهداف التي من أجلها نشأت المنظمة) وهناك العديد من التعريفات للتنظيم تختلف باختلاف نظرة ورؤية المعرب وفيما يلي نسوق جملة من التعريفات:
1/ تعريف سايمون: التنظيم أنماط سلوكية وسياسية لتحقيق التعقل الإنساني.
2/ تعريف بارنرد: التنظيم عبارة عن نظام من النشاطات المتعاونة عن قصد ووعي بشخص أو أكثر وهو يتطلب نظاما للاتصال بين هذه النشاطات ويبرز دور الفرد في المساهمة الفعلية في العمل.
3/ تعريف أرويك: التنظيم هو تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق أي هدف وترتيبها في مجموعات بحيث يمكن اسنادها إلى أشخاص (تعريف دو بعد وظيفي).
* التنظيم وسيلة يمكن من خلالها تنسيق جهود وقدرات ومواهب الأفراد والجماعات الذين يعملون معا نحو غاية مشتركة لضمان تحقيق الأهداف المرجوة بأقل ما يمكن من التنافر أو التضارب وبأقسى اشباع ممكن لكل أولائك الذين تؤدى الخدمات من أجلهم وهؤلاء الذين يؤدون هذه الخدمات.
أهمية التنظيم
- يهتم التنظيم بتقسيم العمل بين أعضائه وهذا يؤدي إلى حصر وتركيز العامل على ذلك العمل دون غيره.
- يوضح التنظيم الإجراءات التي يجب اتباعها داخل كل قسم مما يؤدي إلى سهولة وانسياب العمل.
- يهيئ التنظيم الكيفية التي بها يتم إرسال واستقبال القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلفة.
- يكفل التنظيم تهيئة سبل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية تبين مختلف الأجزاء الإدارية مما يسهل مهمة تبادل المعلومات.
- يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب عمالهم وتزويدهم بما يحتاجونه وهذا ما يؤدي لزيادة ولائهم وإخلاصهم للمنظمة.
مبادئ التنظيم
1/ وحدة الهدف:
الهدف الذي تسعى المنظمات لتحقيقه هو المبرر الوحيد لوجوده حيث يتم ترجمة تلك الأهداف في أشكال تنظيمية متعددة لتتولى عملية تحقيقها.
2/ وحدة التخصص:
استخدامه يعود بالفائدة على الفرد والتنظيم كتحقيق أكبر استفادة ممكنة من قدرات الفرد العقلية والفكرية كما يساعد على إيجاد نوع من البساطة والسهولة في العمل، كما يساعد على إيجاد نوع من الانسجام في أداء الأعمال بعيدًا عن التنافس والاحتكاك والتعارض كما يسلعد على توفير الوقت والجهد وعلى الرغم من ذلك فاه نتائج سلبية: الملل الناتج عن الروتين، التأثير على الطموحات والإبداع، تجزئة العمل إلى أجزاء صغيرة يجعل عملية التنسيق صعبة جدًا.
3/ مبدأ وحدة الأمر (القيادة):
هي أمر ضروري وأساسي يجب الاهتمام به لأنه يحدد المسؤولية ويضمن وحدة التنسيق والتوجيه.
4/ نطاق الاشراف:
يعبر نطاق الاشراف (نطاق التمكن) عن عدد المرؤوسين الذين يمكن لرئيس واحد أن يشرف عليهم، فالفرد مهما بلغت قوة تفكيره وإبداعه إلا أنه محاط بمجموعة من الاجراءات والقيود التي لا تمكنه من ممارسة الاشراف الفعال على عدد أكثر من طاقته.
5/ مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية:
فالسلطة هي عبارة عن الحق الرسمي الذي يمنح للرئيس لاستخدامه في إعطاء الأوامر وتوجيه المرؤوسين لإنجاز الأعمال وكذلك اتخاذ القرارات داخل العلاقة بالعمل الذي يقوم به.
أما المسؤولية فهي التزام من صدرت إليه الأوامر بالقيام بتنفيذ العمل الموكل إليه على أحسن وجه ويجب أن يتوفر قدر من التناسب بين السلطة والمسؤولية حتى نضمن تحقيق العمل بدرجة من الفعالية والكفاءة.
أنواع السلطة
تنقسم إلى ثلاثة أقسام وهي:
السلطة التنفيذية:
صلاحية اتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر لمجموعة من المرؤوسين.
السلطة الوظيفية:
تمنح صاحبها حق إصدار الأوامر والتعليمات إلى العاملين بالإدارة الأخرى من واقع حاجة هذه الإدارات إلى الخدمات التي تقدمها إدارته (مثال/ مصلحة الميزانية، ومصلحة الانتاج).
السلطة الإستشارية:
تمارس أعمالها داخل الجهاز الإداري على أساس النصح والإرشاد وأصحاب السلطة الاستشارية لا يملكون حق إصدار الأوامر والتعليمات إلى الإدارات الأخرى وإنما يقدمون مجموعة من النصائح والارشادات إلى الإدارة العليا بخصوص بعض القضايا والأمور ذات العلاقة بالعمل (معنوية أكثر).
6/ مبدأ تفويض السلطة:
وتعني قيام الرئيس بتفويض جزء من سلطاته إلى شخص آخر في المستوى الأدنى منه في الهرم الإداري ويصبح هذا الشخص مسئولا أمام من فوض إليه السلطات عند الأعمال التي يقوم بها.
"السلطة تفوض لكن المسؤولية لا تفوض" ..
كما أن التفويض هنا لا يعني التخلي عن جميع السلطات الممنوحة للرئيس بل يظل محتفظا بجزء من السلطات ويمكن له أن يسترجع السلطة التي فوضها للشخص الآخر وذلك في حالة إساءة استعمالها من قبل من فوضت إليه أو عدم قدرته على القيام بأعباء تلك السلطات ولذلك وجب:
- على الرئيس أن يحسن اختيار المفوض إليه.
- يجب التأكد من توفر الوقت الكافي لديه لدى المفوض إليه لممارسة أعبائه الأصلية إلى جانب الأعباء المفوضة إليه وضرورة متابعة الرئيس لنتائج التفويض.
مزايا التفويض
- يخفض من أعباء الرئيس فيتفرغ للأعمال ذات الطابع الريادي.
- فرصة لإعداد المرؤوسين للمناصب القيادية العليا.
- يساعد على خلق مبدأ المشاركة في اتخاذ القرارات وحتى يكون التفويض فعالاً يجب:
- عدم المساس بمبادئ التنظيم وعناصره.
- المحافظة على خطوط الاتصال مفتوحة بين الرئيس والمرؤوس.
- أن يتم التفويض في إطار الخطط والسياسات المرسومة.
الحالات التي لا يجوز التفويض فيها
- القرارات التشريعية داخل وخارج التنظيم (وضع تشريع).
- الأمور المتعلقة بتوزيع العمل داخل التنظيم.
- الأمور المتعلقة برسم السياسات العامة واقتراحات تعديلها.
- التعيين بالوظائف العليا.
- المسائل المالية وأمور الميزانية.
7/ مبدأ المركزية واللامركزية:
تصبح في العملية الإدارية أسلوبان من أساليب الإدارة فهناك المركزية الإدارية ويقصد بها تجميع صلاحيات اتخاذ القرارات في يد شخص واحد في التنظيم بحيث يصبح هو المتصرف في جميع الأمور وهناك لامركزية انتشار صلاحية اتخاذ القرار في أكثر من جهة.
ويقصد بصلاحية اتخاذ القرارات ممارسة الفوائض الرئيسية للإدارة من تخطيط وتنظيم وقيادة ورقابة ولا توجد في الواقع العمل بمركزية إدارية مطلقة أو لا مركزية إدارية مطلقة بل يوجد درجات مختلفة من المركزية.
وتزداد الحاجة إلى اللامركزية كلما تعددت خدمات التنظيم وتعددت الفروع والأقسام والوحدات الإدارية التابعة للجهاز الإداري على حسب مساحات جغرافية كبيرة (على مستوى وطني، إقليمي ..) بحيث يصعب إدارة جميع الأعمال من المركز الرئيسي.
أنواع التنظيم
يقوم تحديد الشكل التنظيمي على تحديد الأعمال والنشاطات داخل المنظمة وتوجد العديد من المؤشرات التي تستخدم في تحديد الشكل التنظيمي كما تجدر الإشارة إلى أنه قلمَا نجد منظمة على أساس تنظيمي واحد إذ عادة ما تجمع معظم المنظمات بين نوعين أو أكثر من هذه الأنواع وسنتعرف عليها فيما يلي:
أولا:
تقسيم 1/ تنظيم على أساس جغرافي
ومثال ذلك قيام العديد من الوزارات باستثناء مديريات أو إدارات لها في مناطق جغرافية مختلفة تقوم كل منها بتصريف الأمور مباشرة ويحقق هذا النوع جملة من المزايا وهي:
- التعامل مع كل منطقة جغرافية حسب ظروفها المحلية.
- سهولة التنسيق والرقابة داخل كل منطقة جغرافية.
- سهولة الاتصال بين المنطقة والإدارة الرئيسية.
ومن أهم عيوب التنظيم الجغرافي:
- يضيف هذا التنظيم تكلفة على الجهاز الإداري، قد تتقلص الرقابة المركزية التي تمارسها الإدارة المركزية على المناطق نظرا للبعد الجغرافي بين المنطقة والمركز الرئيسي.
- تولد نوع من التكرار في العمل بين المركز الرئيسي والمنطقة الجغرافية.
تقسيم 2/ تنظيم على أساس الجمهور المستهدف:
مثال ذلك وزارة الزراعة، تقوم بتنفيذ الخدمات والتسهيلات كما تقوم وزارة التضامن والشؤون الاجتماعية خدمات لفئة معينة من المواطنين كإنشاء دور الرعاية الاجتماعية.
ما يميز هذا النوع من التنظيم هو أنه يساعد على تسهيل مراجعة المستفيدين.
ومن عيوبه أنه يحتاج إلى توفر أنواع مختلفة من التخصصات اللازمة المتخصصة التي يقوم بها الجهاز الإداري.
الإسراف واستخدام الامكانيات المتاحة للتنظيم نظرا لتعدد الإدارات التي يختص كل منها بتقديم الخدمات نفسها ولكن لنوع مختلف من المستفيدين.
التقسيم 3/ تنظيم على أساس الوظيفة
يحبذ معظم خبراء التنظيم هذا النوع والذي يعني تقسيم العمل على أساس التخصص داخل المنظمة فكل تخصص يشكل وظيفة متميزة تمثله وحده مستقلة بالبناء التنظيمي كالتخطيط والتمويل والتسويق والمعلومات .. الخ.
التقسيم 4/ تنظيم على أساس المهنة
يميل هذا النوع من التنظيم إلى تجميع دوي الاختصاص أو المهنة الواحدة في وحدة إدارية واحدة كأن تقوم بتجميع المهندسين المعماريين بحيث يقومون بتقديم خدماتهم إلى الوزارات الأخرى.
التقسيم 5/ التنظيم المختلط
يجتمع في هذا التنظيم أكثر نوع من أنواع التنظيمات التقليدية والتنظيم المختلط يعكس الواقع الفعلي في المنظمات الحديثة حيث يتم عادة الجمع بين أكثر من نوع من أنواع التنظيمات في منظمة واحدة وبحسب ظروف المنظمة واحتياجاتها.
فنجد مثلاَ: تنظيم على أساس الوظيفة لوزارة ما كوزارة التربية والتعليم وبداخل هذا التنظيم نجد تنظيما للوحدات الإدارية على أساس الموقع الجغرافي كالمديريات الولائية للتربية.
التقسيم 6/ تنظيم شبكي
هو نوع من الأنواع الحديثة في التنظيم وفيه يتم الجمع بين التنظيم على أساس المهنة والتنظيم على أساس الغرض الرئيسي، وقد ابتكر هذا النوع من التنظيم لمواجهة احتياجات المنظمات الفنية والمتخصصة كمنظمات برامج القضاء والإدارات الهندسية وغيرها ويهدف إلى تحقيق أكبر قدر من الاستفادة الممكنة من الفنيين والمختصين في مجالات متعددة وبرأس كل فرقة مدير يتولى الإشراف على الفريق والتنسيق بين أعضائه ويكون مسئولاً أمام المدير العام الذي يعتبر المسئول الأول عن البرامج والمنسق الأساسي بين أعمال الفرق المختلفة التي تكون منها البرامج.
ثانيا:
التنظيم الرأسي:
هذا النوع هو أبسط أنواع التنظيم وأقدمها يطلق عليه اسم التنظيم الخطي حيث ترتكز السلطة بين يدي الرئيس التنفيذي فهو المصدر الوحيد للسلطة ويترتب عن ذلك استئثار الرئيس بحق الاشراف على المرؤوسين وحق إصدار التعليمات والأوامر الملزمة.
التنظيم الرأسي الاستشاري:
ظهر هذا النمط من التنظيمات ليساير التطورات التي حدثت في المنظمات من حيث اتساعها وكبر حجمها وتنوع نشاطاتها بحيث أصبح من الصعب على رئيس المنظمة الإلمام بكل ما يجري فيها.
فأصبح بالتالي بحاجة لعدد من الأفراد المتخصصين كل منهم في مجال معين سواء في مجالات التخطيط أو التنفيذ، ومن ثم تعددت الوظائف الاستشارية داخل التنظيمات الحديثة التي أصبحت تضم أقسام استشارية يعمل فيها متخصصون في مجالات مختلفة كالمتخصصين في الشؤون القانونية والفنية والمالية والعلاقات العامة وغيرها.
وتنحصر مهمة هؤلاء المتخصصين في تقديم النصح والاستشارة والتوجيه وليس لهم سلطات فيما يتعلق باتخاذ القرار أو إصدار سياسات وتعليمات، فهم يخضعون لأوامر الرؤساء وهكذا نجد أنه بينما يحتكم الرؤساء في مراكز التنظيم الرئيسي للسلطة كاملة يبقى المستشارون والمتخصصون دون سلطة ولهذا يطلق عليهم الرؤساء التنفيذيون ..
التنظيم الوظيفي:
يبنى التنظيم الوظيفي على أساس التخصص داخل المنظمة لذلك فهو يساعد على التخصص الوظيفي للوحدات الأساسية المكونة للتنظيم.
ويتميز بأنه يضع الاستشاريين والمتخصصين داخل المجال التنظيمي مما يمكنهم من الاستفادة بخبراتهم في مجال التنفيذ العملي بدلاً من بقائهم خارج خط السلطة كما هو الحال في التنظيم الرئيسي الاستشاري.
التنظيم باللجان:
واللجنة تتكون من مجموعة من الأشخاص يتولون بشكل جماعي مسؤولية مشتركة قد تكون وظيفة إدارية تتعلق بوضع السياسات أو إجرائية تتعلق بالتنفيذ.
تتراوح مسؤولية اللجان ما بين سلطة اتخاذ القرارات أو توصيات كما يجدر الاشارة إلى أن اللجان قد تكون دائمة أو مؤقتة.
أشكال إعادة هيكلة التنظيم
- إعادة هيكلة رأس المال.
- إعادة هيكلة محفظة الاستثمار.
- إعادة الهيكلة التنظيمية.
- إعادة هيكلة الموارد البشرية.
حالات إعادة التنظيم
- التعرض إلى أزمة حادّة.
- عندما يكون التنظيم غير قادر على إتمام مهامه بشكل عادي، أي عدم التوازن بين التقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية نتيجة التضخم في حجم الهياكل التنظيمية.
- ظهور أمور مفاجئة أو غير متوقعة سواء في البنية الداخلية والخارجية.
- خلق ميزة تنافسية جديدة تلتزم التغيير.
- ضعف التنسيق وبروز مشاكل الازدواج والتضارب في الاختصاصات بين التقسيمات التنظيمية القائمة داخل القطاع أو بين أكثر من قطاع نتيجة عدم الدقة في تحديد الاختصاصات.
- التجديد في اللوائج والقوانين الدستورية من طرف الحكومة الأمر الذي يفرض على المؤسسة إعادة تنظيم نشاطها بما يتناسب مع الدستور الجديد.
- التغيير الذي يحدث في التطور التكنولوجي في أساليب وطرق العمل ..
- عدم وجود رؤية وتحركات استراتيجية واضحة.
تعليقات
إرسال تعليق