أولا: التحرير الإداري
يختلف الأسلوب الإداري عما هو متعارف عليه في أساليب التحرير الأخرى، فالأسلوب الإداري يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالإدارة وهو ما يجعله يشكل مجالا مستقلا ينفرد بخصائص مميزة وكذا بصيغ وقواعد خاصة.
- التجرد: بمعنى ليس هناك مكان لكل الألفاظ والعبارات خاصة غير الموضوعية منها أو العامية المبتذلة أو المثيرة للانفعال بل وحتى النسق الصوتي يجب أن يتسم بالجدية والرسمية.
- المجاملة: يجب أن يتحلى محرر الوثيقة الادارية باللباقة فبالرغم من أن الإدارة ملزمة أحيانًا بالإجابة سلبيًا على عدد من الطلبات والعرائض إلا أنها تسعى دائمًا إلى إضفاء صفة التحفظ والاحتراس في الردود حتى تحافظ على متانة العلاقات.
- المسؤولية والرسمية: جميع الوثائق الإدارية ممضاة من طرف ممثلي سلطة ما، ما يضفي عليها طابع الرسمية، لهذا فالتحرير الإداري يعيد كل البعد عما هو مجهول وغامض أو مبهم ويتعين على موقع الوثيقة أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية ما يكتب.
- الموضوعية: لا يجب أن يعتمد محرر الوثيقة الإدارية إلا على الوقائع المجردة بعيدا عن كل المؤثرات الخارجية كالأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة لأن الإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام.
- المنطق: يجب عرض الوقائع والحيثيات بصفة عقلانية ومنطقية حسب أهميتها المتصاعدة بالتركيز على الفكرة الأساسية لاستخلاص النتائج التي تفرض نفسها منطقيا.
- البساطة: يُقال أن الأسلوب البسيط هو الأسلوب الأحسن وفي الوقت نفسه الأصعب للتحقيق لدى وجب على المحرر الاداري أن يمتنع عن استخدام الأسلوب المعقد لأن الهدف ليس إثارة إعجاب القارئ كما هو الشأن في التحرير الأدبي بل تبليغه فكرة في أسلوب يتسم بالبساطة وتناغم الألفاظ ويكون في متناول العامة من القراء.
- الحذر: يمتاز التحرير الإداري بالحذر الذي يعد ميزة لصيقة لسمو الإدارة، فمبدأ المسؤولية يتنافى مع الخطأ.
- الوضوح، الإيجاز، الدقة: وهي أمور ضرورية فكل ما هو مشكوك فيه أو غير متحقق منه يجب سرده بتحفظ كبير في حين أن كل ما هو مؤكد وموثوق يجب أن يرد في ألفاظ دقيقة بعيدة عن الحشو.
- الاختصار والتلخيص: يجب أن تتضمن الوثيقة الإدارية كل العناصر الضرورية لحسن الفهم لكن يجب أيضا اختصار الجمل أو تجزئتها قدر المستطاع، الابتعاد عن الحشو والتكرار.
- احترام الشكليات: نعني بها الدمغة، الطابع، الرقم التسلسلي، الجهة المرسل إليها، الموضوع، الإمضاء.
- التوقيع الخطي: يجب أن يتواجد أسفل اسم المرسل.
- الملحقات والملاحق: هي الوثائق المرفقة والتي يجب أن تحدد بدقة (التقارير).
يقسم الموضوع إلى فقرات منفصلة تراعي فيها شكليات الكتابة وهي ترك مسافة في بداية الجملة الأولى التي يجب أن تنتهي بنقطة.
يجب أن ننظم الفقرة حسب إحدى الحالتين الآتيين:
1/ تؤكد من البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم تأتي إلى تحاليل وشروحات معمقة وهو ما من شأنه شد انتباه القارئ.
2/ إدراج العنصر أو الفكرة الجوهرية في آخر الفقرة وهو ما من شئنه ترسيخ الفكرة في الذهن.
أما الجمل يجب أن تكون مختصرة وبسيطة مفهومة المعاني والألفاظ يكون الهدف منها الإعلام والإقناع مع شد الانتباه وترسيخ الفكرة في الذهن شأنها شأن الفقرة وفق مبدأين هما:
1/ كي لا يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة.
2/ يجب التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لكي يتعرف القارئ على مضمونها بسرعة كما ويجب استعمال كلمة جوهرية أو فكرة أساسية في نهاية الجملة.
ولإظهار تسلسل الأفكار وترابطها وجب توظيف حروف الربط، كلمات الاتصال، والتنسيق وعلامات الوقف.
أساليب الكتابة في العلاقات العامة
1/ أسلوب العمل: هو أسلوب صالح لكتابة التقارير والمذكرات التي توزع على العمال كما يستخدم أيضا لكتابة محاور الاجتماعات ويمتاز باستخدام مفردات رمزية يوظف قالبا محددا من حيث الشكل، يخدم خاصة الأشخاص الذين لا يتقابلون بصفة مباشرة داخل العمل.
2/ الأسلوب الشخصي: هو أسلوب مناسب للملاحظات بين الموظفين الذين يعملون معا في نفس المستوى التنظيمي.
3/ الأسلوب المهني: يستخدم في الرسائل التي يتم تبادلها بين متخصصين يعملون في مجال مهني واحد حيث لا يتطلب الأمر تبسيط المصطلحات المهنية وشرحها للقراء.
4/ الأسلوب الإخباري المباشر: يستخدم في البيانات الإخبارية المرسلة لوسائل الإعلام المختلفة.
5/ أسلوب التحقيق الخفيف: يستخدم في القصص الخبرية والمقالات المعدة للجماهير الداخلية والخارجية حيث يتطلب الأمر في المجلات، النشرات جذب انتباه القارئ وربط المعلومات بطريقة تثير انتباهه من وجهة نظر انسانية إلى جانب عرض الأحداث والحقائق.
6/ الأسلوب القانوني: وهو ضروري في حالة بروز أزمة بين المؤسسة وجهات خارجية يتطلب الأمر حرصا في استخدام الألفاظ لتفادي الوقوع في مشكلات قانونية، وهو يقوم على الحذر في استخدام الألفاظ في نص الرسالة.
رسالة المؤسسة
يقصد بها كتابة بيان توضيحي برؤيتها وتوضح من خلال ذلك أهدافها المستقبلية ثم كيفية تحقيقها وما تحققه من نتائج للالتزام بها.
وتعتبر رؤية أي مؤسسة الاطار الموجه لكل أعمالها واتصالاتها الرسمية الداخلية والخارجية لذى فالعلاقات العامة تتولى مهمة كتاباتها ملتزمة بفكر وفلسفة القيادة.
تحرص على كتاباتها بدقة ووضوح حتى يتمكن لموظفي المؤسسة ومختلف فئات الجماهير التي تتعامل معها المنظمة فهمها وإدراكها بسهولة.
يعتبر جهاز العلاقات العامة أفضل من يجيد صياغة رؤية، سياسة المنظمة لأنه أكثر إحاطة بثقافة المنظمة فهو يمتلك القدرة على تجميع المعلومات الأساسية من جميع المستويات الإدارية داخل المؤسسة وكذلك عبر جميع فئات جماهيرها الخارجية المتنوعة.
يجب أن يتضمن رؤية المؤسسة توضيحا لما تستهدفه المؤسسة وتسعى لتحقيقه في فترة زمنية مستقبلية محددة وأن تقدم مؤشرات واضحة للاتجاهات النهائية التي تتطلع الإدارة لتحقيقها على المدى الطويل، كما يجب أن تتضمن القيم والمبادئ التي تسترشد بها المنظمة في صناعة قراراتها الهامة في جميع المجالات وليس على مستوى التعاملات الربحية والتجارية فقط.
تعتبر رسالة المنظمة هي التعبيرات اللغوية مكتوبة للأهداف الأساسية للمنظمة وخصائصها وقيمها التي تشكل فلسفة المنظمة في العمل وتحدد ما يميزها عن المنظمات الأخرى من خلال تفسير وتوضيح منظورها في العمل وأنشطتها ومنتجاتها وخدماتها وأسواقها والمداخل التكنولوجية المميزة التي تستخدمها للوفاء بأهدافها وهي تعبر عن الأهداف الكلية للمنظمة وتبرز ماهية القيم التي تستند عليها في أدائها لأعمالها.
تقوي رسالة المنظمة احساس أعضائها بالأهداف المشتركة وتحدد لهم اتجاه السير لتحقيق الأهداف طويلة المدى وبذلك تخدم عملية الالهام نحو التخطيط الاستراتيجي للمنظمة وتحديد الأنشطة اللازمة له فرسالة المنظمة بمثابة موجه قوي لسلوك العاملين فيها كما يمكن أن تستخدم رسالة المنظمة في تقويم الأداء المؤسسي ككل باعتبارها أداة قوية تنقل بواسطتها أسس العمل المؤسسي للجماهير الأساسية سواء الداخلية والخارجية.
ينبغي أن تتضمن رسالة المنظمة كيفية أداءها لأعمالها والمعايير السلوكية التي تحددها فلسفة القيادة والقيم التي تؤمن بها، كما تحدد رسالة المنظمة للموظفين معايير لما هو صواب أو خطأ في العمل وتؤكد على وجود قيمة مشتركة في بيئة العمل مما يؤدي إلى رضا العاملين، وعلى المنظمة التأكيد في رسالتها على أن تعاملاتها مع الآخرين تلتزم بالقيم الرفيعة سواء كانوا من المنافسين أو المنظمات العاملة في المجال نفسه أو في المجالات الأخرى وكذا التأكيد على تفوق المنظمة وتنقل معاني تميز الأداء والمزايا التنافسية الأخرى لدى يجب أن تتضمن رسالة المنظمة تحديدا وتعريفا واضحا لغاياتها وأهدافها واستراتيجياتها لتحقيق تلك الأهداف.
يشكل قوة صياغة البيان الذي يوضح رسالة المنظمة جزءً من مصداقيتها لأنه يعكس القيم السائدة بين أعضاء المنظمة، كما ينبغي أن يتضمن برنامج الاتصالات الداخلية للمنظمة بيانا لرؤيتها بهدف تشجيع الجمهور الداخلي على المشاركة في انجاز الأهداف وزيادة المشاركة في الأنشطة الرسمية والغير رسمية.
الجوانب الموضوعية لكتابة رسالة المنظمة
يجب أن تتضمن رسالة المنظمة العناصر الآتية:
- من هي منظمتك؟
- ماذا تفعل؟ وما هي استراتيجيات العمل؟
- لمن تعمل منظمتك؟
- لماذا تؤدي المنظمة عملها؟ (ما هي غاياتها وأهدافها؟)
- ما هي السلوكات المطلوبة لإنجاز أهدافها؟
- ما هي الأشياء التي تطمح منظمتك إلى تقديمها للجماهير؟
متطلبات كتابة رسالة منظمة
- الاختصار.
- القابلية للفهم.
- التحديد (الدقة) ملتزما بالاختصار.
- احتوائها على عبارات قابلة للتطبيق والقياس، وفي هذا السياق يجب أن يحرس كاتب العلاقات العامة على ما يلي:
- تتكون رسالة المنظمة من ثلاثة إلى أربعة جمل طويلة فقط.
- تجنب استخدام عبارات المبالغة.
- فحص بيانات رسائل المنظمات الأخرى بعناية.
- يجب التأكد من كتابة رسالة المنظمة بأسلوب مميز لا يتشابه به مع أسلوب رسالة أي منظمة أخرى.
- يجب على كاتب العلاقات العامة أن يشعر بصدق ما يكتبه في رسالة المنظمة.
نماذج عن رسائل منظمات
رسالة شركة متخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات:
- هدفنا تحقيق الرضا الكامل لعملاء شركتنا
- إذا قدمنا وعدا لعميل علينا الوفاء به
- نفعل الشيء الصحيح دائما مهما كان صعبا
نموذج 2/
الجامعة الاسلامية بغزة:
الجامعة الاسلامية لغزة أكاديمية مستقلة من مؤسسات التعليم العالي، تعمل بإشراف وزارة التربية والتعليم العالي وهي عضو في اتحاد الجامعات العربية ورابطة جامعات البحر الأبيض المتوسط والاتحاد الدولي للجامعات تربطها علاقات تعاون بالكثير من الجامعات العربية والأجنبية.
توفر الجامعة لطلبتها جوا أكاديميا ملتزما بالقيم الاسلامية مراعية لظروف الشعب الفلسطيني وتقاليده، تضع كل الإمكانيات المتاحة لخدمة العملية التعليمية وتهتم بالجانب التطبيقي والنظري، كما تهتم بتوظيف التكنولوجيا المتوفرة في خدمة العملية التعليمية.
رؤية الجامعة:
منارة علمية رائدة للمعرفة والثقافة وخدمة الانسانية لإحداث نهضة مجتمعية شاملة.
رسالة الجامعة:
الجامعة الإسلامية مؤسسة أكاديمية تسعى للنهوض بالمستوى العلمي والثقافي والحضاري، تعمل على مواكبة الاتجاهات الحديثة في التعليم العالي والتطوير التكنولوجي وتشجع البحث العلمي وتساهم في بناء الأجيال وتنمية المجتمع في إطار من القيم الإسلامية.
غايات الجامعة الإسلامية:
- رفع مستوى البرامج التعليمية في الجامعة وفقا لمعايير الجودة.
- الارتقاء بالبحث العلمي ودعمه واستثماره في اتجاه تحقيق التنمية المستدامة.
- تعزيز دور الجامعة في خدمة وتنمية المجتمع.
- ضبط ورفع كفاءة الأداء المؤسسي إداريا وتقنيا.
- الارتقاء بالبيئة الجامعية ومستوى الخدمات المقدمة للطلبة والعاملين.
- تدعيم العلاقات.
المذكرة الإدارية
تعريف المذكرة الإدارية
هي وثيقة إدارية داخلية قصيرة، يجري تداولها داخل المؤسسة لنقل تعليمات من الرئيس إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض المستخدمين وتسمى أيضا مذكرة مصلحية.
هي رسالة تذكير لشيء ما حدث أو سيحدث، تستخدم عموما الاتصال داخل المؤسسة يمكن أن تتناول أي موضوع أو مشكلة ذات أهمية للموظفين.
أهداف المذكرة الإدارية
- الإعلام والإشعار بالقرارات أو النتائج أو المستجدات.
- شرح اجراءات وتدابير جديدة.
- لفت الانتباه إلى مكمن الإشكال والحث أحيانا للمبادرة بالحلول.
- اتخاذ قرارات في شكل مواضيع تتعلق بالمؤسسة.
خصائص المذكرة
- تتضمن تعليمات موجهة إلى المستخدمين تحت سلطة الرئيس الذي يعتبر مصدر المذكرة.
- توزع أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين الاطلاع عليها وأحيانا تتطلب التوقيع عليها بحيث لا تتشعب مواضيعها بل تنصب حول موضوع واحد محدد بدقة لكنها تشمل كافة جوانبه.
- تحرر بأسلوب واضح ودقيق وعبارات لائقة تنعدم عنه عبارات المجاملة إضافة إلى سلاسة اللغة ووضوحها وبساطتها.
- الالزامية ما لم تخالف القوانين والتشريعات العامة والخاصة.
- الإيجاز بحيث يجب أن تكون مختصرة.
- استخدام الأسلوب الشخصي في المخاطبة.
من بين طرق تبليغ المذكرة الإدارية
- عن طريق الملصقات أو التعليق.
- التوزيع على المعنيين بالأمر.
- التوزيع مقابل التوقيع (اشعار بالاستلام).
أنواع المذكرة الإدارية
المذكرة الداخلية: الهدف منها عرض مختصر لإشكالية تتطلب معالجة فعالة في أحسن الآجال.
المذكرة المصلحية أو الإعلانية: الهدف منها إحاطة الموظفين بمعلومات ومعطيات من شأنها مساعدتهم في تحقيق الأهداف المرجوة.
عناصر المذكرة الإدارية
الرأسية: تحمل معلومات مرجعية والتي تتمثل في تسمية الدولة والطابع الذي تعني به الجهة الإدارية أو مصدر المذكرة إضافة إلى الرقم التسلسلي.
العنوان: يحمل كلمة مذكرة أو عبارة مذكرة (داخلية أو مذكرة مصلحية أو مذكرة إعلامية).
المثن: يحمل نص المذكرة.
التوقيع: يحمل الصفة الوظيفية للموقع عليها وختم المصلحة.
يجب الإشارة إلى الجهة أو الجهات الواجب ابلاغها وطرق التبليغ.
التاريخ: إما أن يكون في بداية أو نهاية المذكرة.
تحديد المذكرة الإدارية
* يخضع تحرير المذكرة الإدارية لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير الوثائق والمراسلات غير أنها تتميز عن الرسالة بتقليصها لنطاق المجاملة على امتياز أنها تتضمن تعليمات وأوامر وقرارات وأوامر موجهة من الرئيس إلى المرؤوسين.
* ينبغي استخدام أسلوب إداري يتميز بالصرامة والعقلانية بغرض تحفيز وإقناع المخاطبين بطريقة تضمن امتثالهم للتعليمات والأوامر الواردة في المذكرة ويمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات والأسباب الدافعة لتحريرها أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيها.
* كما يتوجب على المحرر توخي الإيجاز قدر المستطاع والاكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بصيغ مجملة.
* وكذا تجنب الاسترسال والإطالة في الشرح والتبرير لأنها لا تتطلب عملاً تحليليا ولا عرضًا مفصلاً.
البيان الإخباري: (الصحفي)
* هو رسالة مكتوبة أو مسجلة موجهة لوسائل الإعلام بغرض الاعلان عن شيء ما بدعوة أنه دو أهمية اخبارية وعادة ما يتم ارساله عبر البريد الالكتروني حاليا أو البريد العادي، الفاكس سابقا، إلى محرري الجرائد والمجلات ومحطات الإذاعة والتلفزيون واستخدام البيانات الإخبارية أو الصحفية الشائعة في مجال العلاقات العامة.
* حيث يشير فرازيل سيل إلى أن البيانات الاخبارية هي الأصل الجذري لأدوات الكتابة في العلاقات العامة ويكون هدفه في العادة جذب انتباه وسائل الإعلام ويعتبر البيان معلومات تقدم للصحفيين في شكل اعلام رسمي أو خبر يتم اعداده خصيصا للصحف ووسائل الاعلام الأخرى حتى تنشره لعامة الجمهور.
ظهور البيان الاخباري
ظهر أول بيان صحفي معاصر في جريدة نيويورك تايمز سنة 1906 على يد ايفيلي أين صدرت وكالة لي بيانا صحفيا عند تحطم قطار اتلنتك سيتي حيث تعاون ايفيلي مع شركة السكك الحديدية في اصدار بيان صحفي مباشر للصحفيين قبل انتشار الحدث في الاصدارات الأخرى بين عامة الناس، واستخدام هذا البيان بالإضافة إلى دعوة صحفيين ومصورين إلى مكان الحدث كوسيلة لتعزيز التواصل المفتوح مع وسائل الإعلام.
قام رائد العلاقات العامة لاحقًا "ادوارد بيرنيز" بإعتماد البيان الإخباري.
عناصر البيان الإخباري
غالبا ما يعتمد المتخصصين في مجال العلاقات العامة صيغة معيارية محددة يعتقدون أنها ذات كفاءة ويمكنها أن تزيد من فرصهم في الحصول على الانتشار المنشود أو بشكل عام يتكون البيان الصحفي من أربع إلى خمسة فقرات بعدد كلمات يتراوح بين 400 إلى 500 كلمة ويتضمن العناصر الآتية:
الرأسية: والتي تضم كل من العنوان ويستخدم لجذب الانتباه وتلخيص الخبر والتاريخ (اصدار بيان) والإشارة إلى المدينة أيضا (المدينة يوجد فيها اختلاف).
المقدمة: وهي الفقرة الأولى في البيان وهي عادة ما تقدم اجابات على الأسئلة الأساسية المعروفة (من؟ ماذا؟ متى؟ أين؟ لماذا؟).
المحتوى أو المضمون: ويضم المزيد من التوضيحات والخلفيات والإحصاءات وغير ذلك من التفاصيل ذات الصلة.
الجهة التي أصدرت البيان: وتدور حول القسم أو الإدارة أو تقدم خلفية مستقلة حول الشركة التي أصدرت البيان أو الفرد على أن تكون في العموم قصيرة.
النهاية: قديما في أمريكا الشمالية كان يرمز للنهاية برمز "-30-" وفي بلدان أخرى استحدث رمز "###" وفي أخرى يتم استخدام كلمة "النهاية" مباشرة.
معلومات الاتصال: وتضم الاسم، رقم الهاتف، البريد الالكتروني والعنوان البريدي وغيرها من المعلومات التي تمكن وسائل الإعلام من الاتصال بمسئول العلاقات العامة.
تحرير البيان الاخباري
يتطلب تحرير البيان الصحفي أو الاخباري محررين متمرسين في المجال فغالبا ما يكتب وكأنه مقالة جاهزة لا تقدم أكثر من وصف الحقائق المجردة بما فيها توظيف الأسلوب الأنيق والصياغة الصحفية السلسة والقصة المشوقة، جميعها عوامل تؤدي إلى نجاح البيان وانتشاره.
يكتب البيان بأسلوب اخباري مشوق يحمل المعلومة بشكل مباشر وصريح بعبارات محددة ودقيقة يسهل معها فهم المضمون والغاية من تحريره.
تحمل الفقرتان الأوليتان منه تعريفا محددا وواضحا بالقضية أو الفكرة الأساسية على أن تحمل بقية الفقرات التفاصيل بشكل جاد وقوي يتناسب وطبيعة كل وسيلة اعلامية واتجاهاتها.
ويستخدم البيان الصحفي باعتباره وسيلة لتوصيل معلومات عن المؤسسة إلى وسائل الإعلام لعدة أغراض كالإشهار والتعريف بالمؤسسة أو التعريف بمنتج أو خدمة تطلق في السوق ردا عن الشائعات خلال الأزمات، الإعلان عن مناقصات لتقديم حصيلة اجتماع أو من أجل تقديم وجهة نظر المؤسسة اتجاه الأحداث والقضايا المختلفة.
بعض البيانات تكون مقتضبة ومختصرة لدى وجب على محررها توخي الدقة وتجنب الاسترسال وتقديم أهم معلومة بطريقة مباشرة لكن بعض البيانات تتطلب الاسترسال لدى وجب على محررها تقديمها بشيء من التحرير والتركيز.
التقرير الإداري
تمهيد:
يعد التقرير من أهم الوثائق الإدارية هدفه اقتراح اجراءات انطلاقًا من دراسة اشكالية أو من تحليل وضعية ما، حيث يرتكز محرر التقرير على الواقع ليستنبط المعطيات الأساسية التي تسمح له بإبداء الرأي حول الموضوع قصد تمكين المرسل إليه من اتخاذ الاجراءات والتدابير اللازمة وتجدر الإشارة إلى أن التقرير حجمه غير ثابت فهو متغير حسب ما تقتضيه طبيعة الموضوع.
مفهوم التقرير الإداري
هو سجلات دورية لأعمال المؤسسة وانجازاتها يتم توزيعه على جماهير داخلية وخارجية تشمل الهيئات الحكومية والمهنية والموظفين والإدارة بهدف اطلاعهم على الواقع الفعلي للمؤسسة.
هو عرض تحليلي حيوي من أجل الوصول إلى وصف شامل لقضية ما أسبابها وتطوراتها وعرض لوجهات النظر المختلفة واقتراح سبل ونتائج حلها.
غالبا ما تكون التقارير بتكليف من الإدارة العليا لجهة محددة وتنبع أهميتها من كونها جزءًا لا يتجزأ من استمرارية العمل الإداري، إذ تعتبر عملية صنع القرارات الادارية احدى العناصر التي ترتكز على نتائجه كما يعتبر التقرير شكلاً من أشكال الرقابة الإدارية (خاصة عندما تكون يومية) وتحتوي معظم التقارير على بيانات ورسومات توضيحية وجداول وصور كما تتضمن وصفًا شاملاً ودقيقا عن طبيعة عمل المنظمة، يفرض هذا الوصف على المحرر توخي الموضوعية وعدم التحيز.
يحتوي التقرير الإداري على:
- وصف الوقائع التي استدعت اعداده.
- تحليل المعطيات.
- تقديم الاقتراحات.
أنواع التقارير الإدارية
تقارير اخبارية (أو إعلامية): يهدف هذا النوع إلى إحاطة القارئ بجوانب الموضوع كافة مثل التقارير حول سياسة المنظمة، سياسات الانتاج وتقارير المبيعات.
تقارير تحليلية: يستهدف هذا النوع تحليل البيانات وتفسيرها لتساعد في اتخاذ القرارات في ضوء بدائل يطرحها التقرير ذاته.
تقارير دورية: يمكن تصنيفها إلى تقارير يومية، اسبوعية، شهرية، سنوية ونصف سنوية، تؤدي وظيفة الرقابة.
مناهج إعداد التقارير الإدارية
هناك جملة من الأسئلة يمكن الحصول من إجاباتها على المعلومات الضرورية لإعداد التقارير: من؟ ماذا؟ متى؟ لماذا؟ كيف؟ كم؟ أين؟
لكن يجب البحث في الأسئلة المناسبة للموضوع المطروح:
1 الخطة الوصفية: وتتضمن:
- العرض أو الفرضية.
- العرض المعاكس (الفرضية المعاكسة).
- الخلاصة أو الحوصلة.
2/ الخطة التحليلية: فيها الوضعية أو الوقائع (اشكالية).
- الأسباب.
- النتائج.
- الاقتراحات والحلول.
*تفكيك الخطة
* إشكالية: النتائج + الأسباب
عناصر التقرير الإداري
يتكون التقرير الإداري من مجموعة من العناصر:
1/ الرأسية
- غلاف التقرير: يتضمن معلومات عن الهيئة المرسلة أو القسم أو المصلحة من خلال الطابع.
- موضوع التقرير أو عنوان التقرير.
- المرسل إليهم.
- التاريخ.
2/ خطاب التقديم
ويكون في شكل رسالة من شخص يتولى أعلى سلطة إدارية في المؤسسة يقدم فيه مثلاً أهم الإنجازات والطموحات التي تسعى المؤسسة لتحقيقها.
3/ صفحة المحتويات.
- مقدمة التقرير وتتضمن أهمية الموضوع وأسباب انجاز التقرير.
- نص التقرير ويتضمن عرض وتحليل حيثيات الموضوع فيه، وصف القضية المطروحة وشرحها.
يمثل الجزء الأكبر من التقرير، يتضمن جودة ودقة في الصياغة، ينطلق من الواقع لمعالجة موضوع مطروح ويصب في الخاتمة، بعد الاستدلال بمبررات وتقديم شروحات حسب خطة واضحة ومنطقية.
4/ الخاتمة أو الاستنتاجات: وتعتبر نهاية التقرير، تحتوي على الحلول التي تشكل حتمية منطقية للتحليل، تحمل الإجابات على التساؤلات التي طرحت في بداية التقرير.
5/ التوصيات: تمثل اقتراحات تتسم بالواقعية والقابلية للتنفيذ تأخذ بالحسبان الامكانيات المختلفة من حيث الكوادر البشرية والجهد والوقت والتكاليف المالية.
6/ الملاحق (الملحقات): ويتم توظيفها إذا استلزمت طبيعة الموضوع ذلك فهي تسمح للمرسل إليهم من التعمق في الموضوع والإحاطة به.
التقرير السنوي
مفهوم التقرير السنوي
- هي نشرات تحتاجها الشركات ذات الارتباطات الجماهيرية التي تسعى من خلالها إلى توثيق سلامة الوضع المالي، وتؤرخ التسلسل الزمني لأحداث السنة، إضافة إلى أن التقارير السنوية التي تسعى إلى الربح فإن بعض التقارير السنوية الأخرى على عكس ذلك تتعلق بمصلحة الجماهير لتجذب الانتباه إلى المسؤولية الاجتماعية للمؤسسة ومدى استجابتها لحاجات الزبائن والعملاء.
تعتبر أهم وسائل الاتصال بالمساهمين بل وأولها بالنسبة للمنشئات التجارية والصناعية وتشغل المركز الثاني في وسائل الاتصال بغير المساهمين من العاملين والموردين والموزعين والمجتمع المحلي الذي تنشط فيه هذه المنشأة وينبغي أن يتضمن التقرير السنوي عناصر أساسية تتضمن:
تطور المنشأة، توجهاتها المستقبلية ومنتجاتها الجديدة، استعراضا لأرباحها وتطور أصولها والتوسعات التي تمت فيها وأوضاعها المالية واستراتيجياتها إلى جانب:
كلمة من رئيس مجلس الإدارة تتضمن مجمل الرسائل الاتصالية التي تسعى إدارة المنظمة إلى نقلها من خلال التقرير السنوي، فما هي المعلومات التي يتضمنها التقرير السنوي؟
المعلومات الواجب تضمينها في التقرير السنوي
1/ معلومات مالية: وتشمل بيانات الميزانية والوضع المالي والديون خاصة طويل الأجل، حركة الأموال من الداخل إلى الخارج، حجم التسهيلات الممنوحة للمؤسسة، حجم الدخل من المبيعات، الضرائب والقروض وتطور الإرادات والمصروفات بالمقارنة مع الأعوام السابقة وكذى أرباح الأسهم وتطور عدد المساهمين.
2/ معلومات إنتاجية: وتتناول أدوات الانتاج والأجهزة، الاختراعات الجديدة في مجال الإنتاج، المعدات والعمليات الصناعية، المواد الخام والمنتجات، الفروع والأقسام المختلفة، عمليات النقل، وتحويل المواد الخام، تكاليف الإنتاج وطرق التخزين.
3/ معلومات تسويقية: تركز على حجم المبيعات، الصفقات المحلية والخارجية، الإعلانات، التسويق، الأسعار، أساليب التسعير والتوريد والتوزيع، العلاقات العامة، العلاقة بالمستهلكين، الخدمات، وأخيرا ترويج المبيعات.
4/ معلومات شخصية: تهدف إلى التعريف برجال الإدارة والعاملين وأوضاع العمل والعلاقات مع الاتحادات العمالية، علاقات العمل فيما بينهم، سياسة الأجور، ساعات العمل، المكافآت والترقيات، التأمينات، الأمن الصناعي، التدريب، الاضرابات.
5/ معلومات متنوعة: كالعلاقات الحكومية والتشريعات العمالية، المشكلات الاقتصادية والإدارية وغيرها من المعلومات التي يمكن أن تفيد في توضيح الظروف المحيطة بعمل المنشأة ..
كيفية التخطيط للتقرير
يتطلب التقرير السنوي تخطيط للحصول على نتائج موحدة فالكتابة والتصميم تتشابك معًا إذا ما أريد أن يكون التقرير فعالاً إذ وقبل أن يتقرر الشكل وتختار الكتابة وقبل البدء حتى في الطباعة يجب تحديد الهدف من التقرير
1/ الهدف: إن الهدف الأساسي لمعظم التقارير السنوية هو تزويد المستثمرين والمساهمين بمعلومات مالية ووصف لعمليات الشركة ولكن يمكن للتقارير السنوية أن تفعل أكثر من ذلك فهي تقدم آراء المؤسسة إلى جماهير غفيرة وإلى الموظفين وقادة المجتمع ووسائل الإعلام، والخطوة الأولى لتخطيط التقرير السنوي الإجابة على الأسئلة الآتية:
- ماذا يجب أن يحقق التقرير؟
- هل تود المؤسسة أن تريح المساهمين من خلال اعطائهم صورة لامعة عن المؤسسة من أجل جلب زبائن جدد أو موظفين؟
- هل ينحصر الهدف فقط في الحفاظ على الموظفين والعلاقات الطيبة مع المساهمين؟
- هل يستعمل التقرير لنقل وجهة نظر الشركة حول القضايا الأساسية إلى المجتمع وقادة المؤسسات الأخرى وإلى أجهزة الاعلام؟
ومن الواضح أن الهدف يتصل اتصالاً وثيقا بالجمهور.
2/ الجمهور:
تكتب التقارير السنوية تحديدا لحملة الأسهم لكنهم ليسوا فقط الجمهور المستهدف أو الجمهور الأهم، فالجمهور بالنسبة للتقارير السنوية أكثر امتدادا واتساعا عن ذي قبل لدى من المهم أولا معرفة الجمهور أو الجماهير ولا بشرع في الكتابة إلا بعد تصنيف جميع الجماهير المختلفة.
3/ كتابة التقرير السنوي:
حالما يتم تحديد الهدف والجمهور يمكن البدء في جمع المعلومات لاستعمالها في التقرير، حيث يصب الاهتمام الأكبر حول المضمون.
تحديد المضمون:
إن تحديد المضمون هو أكبر مشكلة في كتابة التقرير السنوي إذ أنه يختلف عن مهمة الكتابة في المجالات الأخرى لأن كاتبه عليه إرضاء العديد من الناس قبل أن يصل التقرير إلى الجمهور المستهدف ومن المحتمل أيضا أنه سيواجه صعوبات عند محاولة كتابة مادة صادقة وواضحة ومقبولة من الجميع ..
إلا أن هناك بعض المؤشرات التي يجب أن يتضمنها كل تقرير منها:
الخلاصة المالية، رسالة من المسؤول، وصف الإدارة، القسم السردي "جسم التقرير"، تقرير الدخل، تقرير بشأن الموارد والإنفاق المالي وملخصات احصائية لمدة عشرة سنوات.
الأسلوب:
يعتبر أسلوب كتابة التقرير السنوي على قدر كبير من الأهمية، بنفس أهمية المضمون حيث يجب أن يتلاءم الأسلوب مع الوثيقة المحررة والجمهور المستهدف، فالأسلوب جزء من المضمون والهدف لدى وجب تفادي الأسلوب الممل والرتيب والغامض لدى تبدو بعض التقارير غير مفهومة ومشوشة الأفكار لأن معظم كاتبيها ليسوا على قدر من المهارة والتدريب على الكتابة الجيدة.
التوقيت:
من الواضح تماما أن التقرير السنوي هو مشروع كبير لأي مؤسسة وأنه لأمر حاسم أن يصدر التقرير في وقته المحدد، وهذا يعني إعداد وتحديد المواعيد مند فترة طويلة، وليس الغريب أن يستغرق إعداد التقرير السنوي مند بداية التخطيط له حتى توزيعه على الجماهير من 6 إلى 7 أشهر.
والسبب هو أن الكاتب عليه أن ينتظر النسخة النهائية للمعلومات المالية في نهاية السنة المالية قبل جمع التفاصيل النهائية.
خلاصة:
عند اعداد التقارير السنوية يجب مراعاة الجوانب التالية:
- يجب أن يكون للتقرير من حيث الشكل والمضمون شخصية محددة بحيث لا يجب أن يظهر كأنه مجرد تجميع لعناصر متفرقة.
- لا ينبغي أن يبدوا التقرير وكأنه من عمل الهواة ويفضل في حالة عدم توفر القدرات الفنية الاستعانة بدار نشر متخصصة في الانتاج الإعلامي.
- ينبغي استقصاء رأي عينة من الجمهور المستهدف في الشكل والمضمون.
- ينبغي أن يلتزم التقرير بإيراد الحقائق المتعلقة بالعام فور انتهاء السنة المالية بغض النظر عما إذا كانت المؤسسة قد حققت نتائج إيجابية أو "لا".
- يجب اعتبار الرسوم البيانية والخرائط والمواد الشارحة أدوات تربط عناصر التقرير بعضها ببعض واعتبارها أدوات لدعم المضمون.
- على الرغم من أن التقارير السنوية تصدر في قالب محدد من حيث الشكل والمضمون إلا أنّ ذلك لا يمنع من التجديد والابتكار والجرأة على كسر كل ما يؤدي إلى الجمود والتكرار.
الكتابة للعلاقات العامة
الملحق الاعلامي ومعرض الصحافة.
تمهيد:
بدأ اعتماد معرض الصحافة في القرن 20 والذي عرف بعصر وسائل الاعلام المتعددة الاتجاهات لذلك قدرت وكالات الأنباء والقنوات الإذاعية والتلفزيونية أنه من اللائق تقديم ملخصات عن محتويات الصحافة المكتوبة أسمته معرض الصحافة، ثم امتد إلى الصحافة المكتوبة نفسها قبل أن يصبح من صميم عمل الملحق الإعلامي أو خلية الإعلام أو الدائرة الصحفية في المؤسسات الحكومية والإدارية وغيرها من المؤسسات ..
تعريف معرض الصحافة
ويعرف معرض الصحافة على أنه: نوع إعلامي إبداعي يتخذ من الصحف المحلية والدولية واقعا له، حيث يعمل على تقديم وعرض أهم محتويات الصحف فهو أسلوب كاتبه وإبداعه لا يخضع لشكل معين ليس له قواعد كتابة معينة كالأنواع الصحفية الأخرى.
وهو في أبسط تعريفاته: مقتطفات من الصحف مع ذكر أهم محتوياتها وترك الحرية التامة للصحفي في اختيار ما يشاء بحيث يصوغ عمله بشكل جميل وجذاب.
الملحق الإعلامي ومعرض الصحافة
معرض الصحافة بأهميته ومختلف تسمياته لا يهتم به فقط الصحفيون العاملون في المؤسسات الإعلامية وإنما يهتم به وبشكل كبير جدا الملحقون الإعلاميون ومسئولي الإعلام، والمكلفون بالإعلام في المؤسسات الحكومية السياسية والاجتماعية والاتصال المختلفة كرئاسة الجمهورية ورئاسة الحكومة والوزارات والسفارات والبرلمان والأحزاب والشركات وهنا يجد الملحق الإعلامي نفسه مضطرا لمتابعة كل الصحف والإطلاع على ما جاء فيها حول مؤسسته أو المؤسسات التي تتعامل معها المؤسسة.
سواء من طرف الصحفيين أو الشخصيات أو المواطنين من خلال بريد القراء، أي عليه أن يعرف ما قيل عن مؤسسته والمحيط الذي تتواجد فيه والمتعاملين معها.
لذا فإن معرض الصحافة في المؤسسة المختلفة لا يوكل لشخص واحد فقط وإنما لمجموعة من الأشخاص يعملون فيما يسمى خلية الاعلام.
خلية الاعلام
هي مديرية أو فرع في أي مؤسسة تهتم بمتابعة كل ما يصدر في وسائل الإعلام والاتصال حول المؤسسة ومسؤوليتها وزبائنها ومحيطها، ثم نقوم بتلخيص أهم الأفكار وعرضها على المشرف في المؤسسة للاضطلاع عليها واتخاذ ما يراه مناسب بشأنها، لا ينبغي أن ينحصر دور هذه الخلية في متابعة الأخبار والمقالات وبريد القراء الصادر في وسائل الاعلام فقط إنما عليها أيضا أن نبادر بنشر الأخبار والمعلومات عن المؤسسة بإرسالها إلى مختلف وسائل الاعلام داخل البلد وخارجه وإن اقتضت الضرورة فالمبادرة بنشر الأخبار والمعلومات يجعل المؤسسة في مأمن عن الشائعات والمضاربات الإعلامية والتخمينات التي تضر المؤسسة وتؤثر على محيطها ومسؤولياتها، فعندما تبادر خلية الإعلام بنشر الأخبار والمعلومات الخاصة بالمؤسسة فهي تبادر بصناعة الرأي العام واعطاء الصورة الحقيقية عن المؤسسة.
مواصفات خلية الإعلام
ينبغي أن تتحلى بالمواصفات التالية:
- أن يعمل فيها العارفون بالعمل الإعلامي كالصحفيين أو خريجي معاهد الإعلام والصحافة لأنهم ينتمون على الأقل بقدرة نظرية على التمييز بين الرأي والخبر، ويمتلكون القدرة على إعادة تحرير الموضوعات في شكل مختصر ليطلع عليه المسئول.
- أن تضم عدد من الصحفيين أو الملحقين الإعلاميين ولا تكتفي بواحد أو اثنين فقط، إنما من الأحسن أن يتعاون فيها ما بين 3 إلى 7 موظفين على الأقل مع إمكانية الزيادة أو التقليل تبعا لأهمية المؤسسة ذلك لكثرة وسائل الإعلام وتنوعها مما يجعل متابعتها من شخص واحد أمرًا مستحيلاً.
- أن يكون لهذه الخلية مسؤول إعلام يشرف عليها ويقسم المهام.
- أن تمتلك الإمكانيات التي تساعدها على القيام بمهامها على أكمل وجه فليس معقولاً أن تعمل خلية الإعلام دون هاتف أو أنترنت أو دون مكتب مستقل، أو دون أن تمتلك قسمًا خاصًا بأرشيف الصحف.
تنظيم عمل خلية الإعلام
يجب أن تنظم في شكل مرن يسهل أداء مهمة موكلة لها لدى ينبغي أن يكون هناك من يهتم فقط بالصحف الناطقة بالعربية وآخر بالفرنسية وآخر يتابع الحصص الإذاعية والتلفزيونية وآخر من يهتم بما يصل من المؤسسة من رسائل عبر البريد الالكتروني حتى تسهل مهمة كل فرد من أفرادها ثم يقدم كل واحد منهم خلاصة تقريره إلى رئيس الخلية الذي يقوم بتبليغها إلى رئيس المؤسسة.
لذى يجب على رئيس المؤسسة الاشتراك في جميع الصحف أو على الأقل في أهم الصحف الصادرة في البلد لأن الصحف الأجنبية تتكفل بها السفارات التي تقوم بدورها بتحويل ما كتب عن البلد إلى وزارة الخارجية التي بدورها تخبر المعنيين بها، وينبغي أن تمتلك خلية الإعلام الإمكانيات التي تؤولها للقيام بمهامها، فهي عينيا المؤسسة التي ترى بها صورتها عبر وسائل الإعلام والتي في ضوئها يتم اتخاذ التدابير والقرارات المناسبة.
طريقة عمل خلية الإعلام
يكاد يكون معرض الصحافة أهم دور لخلية الإعلام وبالتالي للملحق الإعلامي في المؤسسة وهناك عدة طرق يقدم بها معرض الصحافة للمدير، منها:
1/ تنظيم كل ما كتب أو بث أو نشر إلكترونيا عن المؤسسة في شكل قصاصات صحفية مع تسطير أهم المقولات والأفكار بقلم ملون ثم وضعها في ملف وتقديمها للمسؤول.
2/ تلخيص أهم ما ورد في وسائل الإعلام في شكل تقرير.
3/ تلخيص أهم ردود الأفعال حول حدث دي أهمية للمؤسسة.
4/ في شكل تقرير وقصاصات صحفية يلخص الملحق أهم ما ورد عن محيط المؤسسة وزبائنها ومنافسيها.
5/ تلخيص في شكل تقرير أهم ما يحدث في العالم ومختلف الردود حوله.
6/ يمكن للملحق الإعلامي كذلك أن يلخص لمسئوليه في شكل تقرير أهم ما قاله كبار الكتاب في مقالاتهم وأعمدتهم وافتتاحياتهم، لأن أراء هؤلاء مهم بنفس درجة أهمية الخبر، فهي تعطي للمسؤول صورة عن موقف هؤلاء الذين يعبرون بكل تأكيد عن رأي شريحة اجتماعية أو تيار سياسي.
مواصفات الملحق الإعلامي
- أن يكون عارفا بطبيعة العمل الإعلامي لأن عمله سيكون مع الصحف والصحفيين.
- أن يكون عارفا بتوجهات الصحف المختلفة الصادرة في البلد وأن يكون عارفا بأهم صحفييها وكبار الكتاب فيها لأنه لا يمكن أن تكون القيمة نفسها لمقال كتبه صحفي مبتدأ أو مقال كتبه أحد كبار الصحفيين.
- أن تكون له علاقات في الوسط الإعلامي حتى يستطيع تمرير بعض المعلومات عن مؤسسته في الوقت المناسب.
- أن يبادر الملحق الإعلامي بتقديم السبق الصحفي لبعض الصحفيين حتى يحافظ على علاقات طيبة وقوية معهم.
- من المحبذ أن ينظم جلسات ودية لبعض الصحفيين مع مسؤول مؤسسته حتى يزيد ذلك في تدعيم علاقة المؤسسة مع المحيط الإعلامي.
- عليه أن يكون صادقا في تقديمه للمعلومات سواء لمديريه أو لوسائل الإعلام.
معرض الصحافة
هو مقتطفات من الصحف يتم ذكر فيها أهم محتوياتها مع ترك الحرية التامة للصحفي في اختيار ما يشاء مما يجعله نوعا صحفيا إبداعيا يتعلق نجاحه بقدرة كاتبه.
لماذا معرض الصحافة؟ أسبابه
مند نشأتها ظلت وسائل الإعلام تعمل على تطوير أنواع العمل الإعلامي تماشيا مع حاجات الجماهير ولعل من أسباب ظهور معرض الصحافة نذكر ما يلي:
1/ الزيادة الكبيرة في عدد الصحف اليومية والأسبوعية والدوريات المتخصصة وغير المتخصصة ولا يمكن للقارئ العادي ولا المسؤول أن يطالعوها جميعًا حتى لو كانت متوفرة لديهم.
2/ من ناحية التكلفة: لا يمكن للقارئ العادي اقتناء عدد كبير من الصحف.
3/ هناك بعض الصحف المهمة غالية الثمن كما أن هناك صحف دورية لا توزع في بلد القارئ.
4/ بسبب عراقيل التوزيع: حيث أن بعض المناطق لا تصلها الصحف إلا متأخرة وبكميات قليلة.
5/ تعدد اللغات التي تكتب بها الصحف.
أهمية معرض الصحافة
إلى جانب الأسباب سالفة الذكر هناك أيضا عدة أسباب أخرى تعطي لمعرض الصحافة أهميته البالغة منها:
1/ توجيه القارئ إلى شراء جريدة دون أخرى بمعنى توجيهه إلى الجريدة التي تتضمن المواضيع التي تستجيب لرغباته.
2/ اثراء الوسيلة الإعلامية من إذاعة وتلفزيون بالأنواع الصحفية المختلفة.
3/ جعل المسؤول على دراية تامة بما يجري حوله من أحداث محلية ووطنية ودولية خاصة بما يتعلق بقطاعه أو مؤسسته ومساعدته على اتخاذ القرارات المناسبة.
شروط معرض الصحافة:
1/ يجب أن يكون في نفس البلد عدد كبير من الصحف يستحيل معها على القارئ العادي والمسؤول قراءتها جميعًا.
2/ أن يكون في نفس البلد صحف متباينة ومتنوعة ومختلفة حتى تعكس آراء متباينة وليس نسخة لبعضها البعض.
3/ أن يستجيب لاهتمامات الرأي العام والمسؤولين (في حالة الملحق الإعلامي) فليس من الحكمة تلخيص ما قالته الصحف الجزائرية عن قرارات حكومة أجنبية للقارئ الجزائري وليس من المنطقي أيضا تلخيص مواضيع عن الفلاحة لوزير التعليم العالي !
4/ أن يقدم الصحفي الجديد والمفيد للجمهور والمسؤول.
الشروط التي يجب توفرها في كاتب (مُعِد) معرض الصحافة
- أن يكون على دراية بتوجهات الصحف وبأهم الصحفيين فيها.
- أن يكون متحكمًا في الأنواع الصحفية يستطيع التمييز بين الخبر والتعليق، المقال والعمود .. إلخ.
- أن يكون متحكمًا في اللغات.
- أن يكون قادرًا على اقتباس أهم خبر في الجريدة أو أهم مقطع في مقال ما.
أنواع معرض الصحافة
هناك عدة أنواع لمعرض الصحافة ويمكن تطوير أنواع أخرى طالما أنوع نوع إبداعي إلا أن هناك بعض التصنيفات نذكر منها:
- حسب فترة الظهور (معرض صباحي/ مسائي/ يومي/ أسبوعي ..).
- حسب لغة الصدور (عربي، فرنسي ..).
- حسب المجال (رياضي/ سياسي ..).
- حسب الملكية: حكومي/ خاص/ حزبي.
- حسب التوجه الايديولوجي (إسلامي/ شيوعي ..).
- حسب المنطقة الجغرافية التي تصدر فيها الجريدة (وطني، مغاربي، ومعرض صحافة لكبريات الصحف العالمية).
- معرض الصحافة الالكترونية.
طرق تحرير معرض الصحافة
هناك عدة طرق منها:
- التطرق إلى أهم عناوين الصفحة الأولى فقط.
- التطرق للموضوع المشترك في كل الصحف وكيفية معالجته في كل صحيفة.
- التطرق إلى معالجة مختلف الصحف لأهم قضية تشغل الرأي العام.
- التطرق لأهم موضوع في كل جريدة على حدة.
- التطرق إلى ما كتب عن المؤسسة بالنسبة للملحق الإعلامي.
- التطرق إلى ما كتب عن بلادنا في الصحف الدولية.
- التطرق إلى أهم الافتتاحيات والمقالات.
مجلة المؤسسة/
تزايد اهتمام المنظمات العامة والخاصة لإصدار المجلة تعبر عن شخصيتها وتعرض أهدافها وسياستها وما تحققه من إنجازات وتؤثر كذلك في جماهيرها من خلال التأكيد على الجوانب الإيجابية وتفسير السياسات وتوضيح المواقف والقرارات إبان الأزمات ولاضطرابات، وتحرص هذه المجلة على رفع الروح المعنوية بين العاملين بإبراز جوانب الاهتمام بهم كالأمن والاستقرار الوظيفيين والعدالة في الترقية والمكافآت وتقدير قيمة العمل، وتقوم هذه المجلات بدور مهم في التعريف بالمنظمة وأوضاعها المتغيرة والمشكلات التي تواجهها والدور الذي تؤديه في خدمة المجتمع وتحرص بعض المنظمات على إصدار هذه المجلات للعاملين كما تحرص منظمات أخرى على إصدارها وتوجيهها لجمهور خارجي وتقديمها في شكل متطور من الناحيتين التحريرية والإخراجية لدى ليس من المهم أن تصدر المؤسسة مجلة داخلية وأخرى خارجية فقد يكون اصدار مجلة داخلية وخارجية في نفس الوقت أجدى وأفضل.
تتميز صحيفة المنظمة كمطبوعة بالخصائص الآتية التي تميزها عن بقية الدوريات العامة:
- تعد صوت مموليها وتسعى لنقل رسائله الاتصالية وأفكاره التي يريد أن يروج لها.
- تصدر عن منشئات أو منظمات لا تعمل في مجال النشر بل تكون بعيدة تماما عن مجال النشر والإنتاج الإعلامي.
- تحمل قليلا من الإعلان وقد لا تتحمله على الإطلاق ولا يشكل إن وجد دخلاً أساسيا لها ولا يلعب دورا في تشكيل سياستها التحريرية.
- ليست استثمارا تجاريا بغرض الربح.
- يتميز توزيعها بأنه صغيرا ومحدود وغالبا ما يكون موجها ومجانيا وقليل التكاليف.
- تتسم بمرونتها وتأخذ الشكل المناسب حجما ومضمونا.
- تغطي اهتمامات الجمهور المستهدف وتؤثر عليهم بمظهرها الجذاب وتعطيهم الحقائق الكاملة في مقابل هذه المزايا عناك العديد من العيوب منها:
- يصعب عليها كدورية أن تأخذ لنفسها شخصية مستقلة عن شخصية المنظمة أو الجهاز الحكومي الذي يصدرها إذ تتدخل الإدارة مباشرة في توجيه سياستها التحريرية.
- كثيرا ما يشرف عليها ويحررها أشخاص في مجال عمل المنشأة لكنهم يفتقرون إلى الخبرة في مجال عمل المنشأة لكنهم يفتقرون إلى الخبرة والحس الصحفي مما يترتب عليه ظهورها وكأنها من عمل الهواة.
- نسبة اختفاء الدورية مرتفعة خاصة في أوقات الأزمات التي تشهدها المنظمة (أزمات اقتصادية) ما يؤدي إلى توقف صدورها.
- في الكثير من المنظمات لا تنظر الإدارة العليا عليها على أساس أنها وسيلة ضرورية للاتصال.
- الاجراءات الروتينية التي ترافق عملية الاصدار حيث يضطر محرروها على الحصول على موافقة 10 أشخاص لنشر مادتها في بعض الشركات.
- المواد الاجتماعية والترفيهية الخاصة بالعمال لا تجد تأييدا كبيرا من قبل الإدارة.
- تفتقر الكثير من الدوريات إلى الأصالة وسعة الخيال وتفشل في مناقشة المشاكل المتعلقة بالمؤسسة.
المحضر PV
تعريف المحضر
هو وثيقة إدارية تكتسب طابع المستند القانوني الحائز على قوة الاثبات، إذ يتم بموجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح في الشروع في إنجاز أعمال أو الانتهاء منها ويشكل المحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق بالموضوع الذي يتضمنه وهو وثيقة يتم فيها تسجيل شهادة أو تقييد اجتماع من قبل شخص مؤهل يدون كافة المعلومات المتعلقة بالحدث مع مراعاة الايجاز والدقة في سرد الوقائع والحياد التام في عرض الأفكار لدى يتطلب تحرير المحضر حيازة مؤهلات خاصة تمكن المحرر من التعبير عما سمع أو شاهد بعبارات وجيزة ومستوفية للغرض لا يخل بالمعنى ولا يهمل ذكر مسائل ذات أهمية.
أنواع المحضر
هناك أنواع كثيرة من المحاضر تختلف صياغتها باختلاف أهدافها وان اتفقت جميعها في الطبيعة القانونية والأهمية الإدارية.
1/ محضر الاجتماع:
تحرر فيه مجريات الاجتماع والقرارات والتوصيات المتوصل إليها، على أن يراعي المحرر تدوين التدخلات والتعقيبات والمواقف بصيغة عامة، ويوقع عليه كافة الحضور لاسيما إذا تعلق الأمر بمداولات تفضي إلى اتخاد قرارات.
2/ محضر التنصيب:
يثبت بموجبه شروع الموظف الجديد أو الموظف الذي تمت ترقيته إلى رتبة أعلى في عمله بشكل رسمي ويمثل تاريخ التنصيب المسجل على المحضر بداية علاقة العمل بين الموظف والإدارة بكل ما يترتب عنه من حقوق والتزامات يوقع عليه كل من الموظف المعنى والرئيس الإداري الحائز على سلطة التعيين.
3/ محضر المعاينة:
يحرر من طرف الموظف العمومي المكلف قانونيا بذلك، أي أن تكون المعاينة موضوع المحضر مندرجة ضمن صلاحياته القانونية أو بتكليف من المسؤول الإداري المخولة له هذه الصلاحيات على أن يتولى الموقع على المحضر عملية المعاينة بنفسه.
عناصر المحضر
يتضمن عناصر شكلية وأخرى موضوعية:
أولا/ عناصر شكلية:
وتتمثل في محددات الهوية الإدارية، الرأسية، الطابع، الرقم التسلسلي، وفقا للترتيب المعتمد في سجل المداولات عنوان المحضر الذي يكتب في وسط الصفحة.
ثانيا/ العناصر الموضوعية:
تختلف باختلاف نوع المحضر:
محضر الاجتماع: يتكون من العناصر الثلاثة الآتية:
- التقديم: يسجل فيه وجوبا وبالأحرف تاريخ ومكان الاجتماع وتوقيت بداية الجلسة، اسم رئيس الجلسة وصفته، أسماء وصفات الحضور وأسماء وصفات الغائبين ويتبع بجدول الأعمال.
- العرض: يتضمن مجريات الاجتماع حيث يورد المحرر المناقشات بشكل موجز والقرارات المتخدة والتحفضات إن وجدت.
- الخاتمة: تدون فيها الملاحظات الختامية وظروف وتوقيت انتهاء الجلسة.
محضر التنصيب:
يتم ذكر ما يلي:
- تاريخ التنصيب بالحروف.
- اسم وصفة القائم بالتنصيب (الرئيس الحائز على سلطة التعيين).
- اسم الموظف ورتبته أو وظيفته وتصنيف المنصب.
- تاريخ البدأ والذي لا يختلف عادة عن تاريخ تحرير المحضر.
- الإشارة إلى المستند القانوني.
- الصيغة الختامية التي تفدي بحضور المعني شخصيا وتوقيعه على المحضر.
- توقيع المعني على اليمين والرئيس الإداري على اليسار.
- تعيين وجهات نسخ المحضر.
محضر المعاينة:
- يتضمن تاريخ ومكان المعاينة.
- الاسم والصفة القانونية للمعاينين.
- المرجعية القانونية لعملية المعاينة.
- موضوع المعاينة.
- الصيغة الختامية المتضمنة اقتراح تدابير أو الإحالة إلى جهة معينة.
- توقيع وختم المحرر وأخيرا وجهة النسخ الإضافية للمحضر.
اقرأ أيضا: موقع العلاقات العامة في الهيكل التنظيمي
المرجع: محاضرات فنيات الكتابة في العلاقات العامة، سنة أولى ماستار، جامعة 20 أوت 1955 سكيكدة، قسم علوم الاعلام والاتصال.
تعليقات
إرسال تعليق