المعلومـــــة
مفهوم المعلومة
تشكل المعلومة العصب المحرك لأي نشاط يقوم به إنسان في ممارساته اليومية على اختلاف مجالات استخدامها، ونظرًا للتداخل بين مفهوم كل من المعلومات والبيانات، سوف يتم التعرف على كل واحد منها على حِدَا.
البيانات
تعرف البيانات بكونها: " المادة الخام اللازمة لإنتاج المعلومات وذلك طبقا لمفهوم النظام بحيث تمثل البيانات المدخلات والمعلومات المخرجات وهذا بعد المعالجة" .
كما أنها: "هي عبارة عن تعبيرات لغوية أو رياضية أو رمزية أو مجموعة منها و يتم التعارف على استخدامها لتمثل الأفراد والأشياء والأحداث والمفاهيم أى تشير البيانات لأي حقائق خام أو مشاهدات والتي تصف ظاهرة معينة ويرى أن المعلومات هي عبارة عن بيانات وضعت في محتوى ذات معني ودلالة لمتلقيها بحيث يخصص لها قيمة لأنه يتأثر بها أو لأنها تحقق له منفعة".
من خلال التعريفين يتضح أن البيانات تشكل المادة الخام الأساسية الذي تـنتج منها المعلومـــــة.
المعلومة
أما المعلومة فهي بأنها: " عبارة عن بيانات تم تصنيفها وتنظيمها بشكل يسمح باستخدامها والإستفادة منها".
إذن هي البيانات التي يمكن الحصول عليها عند حدوث ظاهرة أو موقف، ويتم معالجتها وتحويلها إلي معلومة تخدم الموقف.
وهي أيضا: " أساس المعرفة ومزودها بالمعطيات والبيانات والرموز، ومخزونها من الوثائق والأرشيفات وبنوك المعطيات التي ترويها وتغذيها والمعرفة إمتداد للمعلومة تصفى ما توفر منها هيكله تحدد له السيروره وتضع له السياق".
وفقًا لهذا التعريف يتضح أن المعلومة حاملة للمعرفة والمعرفة حاضنة للمعلومة يلتقيان في الهدف ويتقاطعا في الغاية.
أهمية المعلومة
أقدر الناس على التخطيط والتعامل مع الأشياء هم من يمتلكوا المعلومات بمختلف صورها وأشكالها، فالمعلومة ذات أهمية بالغة والتي تظهرها النقاط التالية:
- إدراك الظروف المحيطة بناء سواء في الحياة الخاصة أو العامة، وفي الإدارة على اختلاف مجالاتها ومستوياتها، أو في مجال البحث العلمي، أو في مجال الدفاع الوطني والأمن القومي .
- إدراك ما يطرأ على الظروف المحيطة من تغير، والتعرف على أبعاد هذا التغير وطبيعته.
- التعرف على سبل التعامل مع هذا التغير، أو تطويقه، أو التأقلم معه، إلى غير ذلك من البدائل المختلفة حسبما تملي ظروف الموقف.
- تحديد البديل المناسب، واتخاذ القرار بشأنه.
- تنفيذ القرارات.
- متابعة نتائج التنفيذ.
خصائص المعلومة
عادة ما تكون المعلومة مرتبطة بحدث أو موقف لذا نجد أنها تختلف باختلاف الموقف فقد تكون كمية ، وصفية ، رقمية...
وقد حدد Bruchوزملائه عشرة خصائص أساسية للمعلومات وذلك على النحو التالي:
التوقيت: ومعني هذا عدم وصول المعلومات لمتخذ القرارات بعد الحاجة لها أو قبل ذلك بفترة طويلة، لاحتمالات تقادمها.
الدقة: وتكون في إجراءات القياس المستخدمة في إعداد المعلومات وتشغيلها وتجهيزها وتلخيصها وعرضها.
الصحة: أي درجة خلو المعلومات من الأخطاء سواء كانت لغوية أو رقمية.
إمكانية التعبير الكمي: إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام والنماذج الكمية إذا لزم الأمر.
إمكانية التحقق: درجة الاتفاق فيما بين المستخدمين المختلفين عندما يتفحصون نفس المعلومات.
إمكانية الحصول عليها: والمقصود درجة اليسر والسرعة في الحصول على المعلومات الأزمــــة .
الخلو من التحيز: أي غياب النية فى تعديل او تحريف المعلومات للتأثير على المتلقى ، أو لتحقيق أغراض خاصة.
الشمول: إكتمال المعلومات.
الملائمة: مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتمل لها.
الوضوح: مدى خلو المعلومات من الغموض.
مصادر المعلومة
للمعلومة عدة مصادر وهي:
الملاحظة: يمكن الحصول على أجوبة جزئية لمشكل معين عن طريق ملاحظة الأحداث المرتبطة به.
التجربة: وذلك عن طريق إخضاع مصادر المعلومات (الأفراد ، الآلات ، الأنشطة...الخ) لتجارب تخضع للحكم،وكلما كان تصميم التجربة جيدا كلما كانت النتائج موثوق فيها أكثر.
المسح: وهو مصدر معلومات غني يحتاج الى التخطيط الجيد و الخاصة فيما يخص إعداد قوائم الاستبيان واختيار العينة، ويكتسي هذا المصدر أهمية بالغة في الدراسات التسويقية .
المؤسسة: من خلال مختلف التقارير التي يعدها أجزائها و هو مصدر هام جدا خاصة من خلال إنتاجه للمعلومات التي تصحح الانحرافات التي قد تعرض له المؤسسة.
البيئة الخارجية للمؤسسة: يتمثل في المعلومات التي يمكن الحصول عليها من مكاتب البحوث ، الإحصاء ، الاستشارات والنشرات المختلفة لهيئات خاصة أو حكومية لكن يجب توخى الحذر في استعمال مثل هذه المعلومات ولا يجب اعتبارها في جميع الأحوال صحيحة بصفة مطلقة كما أن تعدد مصادر المعلومة الواحدة مفيدة جدا في تقييم مدى دقتها وتمثيلها للواقع.
منافع المعلومة
تساهم المعلومة في تحقيق منافع تؤدي الى تسهيل أو تعقيد استخدام المعلومة ذاتها ويمكن أن نفرق بين ثلاثة منافع أساسية وهي:
المنفعة الشكلية: وتعبر عن مدى صياغة المعلومات في الشكل أو الصورة التي تتفق واحتياجات وقدرات المستخدم المتوقع لها، فقد يعبر عنها في صورة جداول أو رسوم بيانية أو صور معادلات رياضية...الخ
المنفعة الزمنية: يتم توفير المعلومات في وقت الحاجة إليها لاتخاذ القرارات الملائمة.
المنفعة المكانية: حيث يصبح للمعلومات قيمة أعلى عندما يتم الحصول عليها في المكان المناسب .
المنفعة الحيازية: يصبح للمعلومات قيمة أعلى عندما يتم حيازتها بواسطة متخذي القرارات .
- ثابت عبد الرحمن ادريس،نظم المعلومات الادارية في المنظمات المعاصرة ،الدار الجامعية، الاسكندية،2005.
- [8] بول جامبل، جون بلاكويل، إدارة المعلومات، دار الفاروق،مصر،2003.
تعليقات
إرسال تعليق