تعمل المؤسسة على جمع المعلومات، وتحولها، لتنتج أخرى جديدة، وتعد المعلومة مورد مكلف للمؤسسة ومؤثرا في نفس الوقت بحياتها، لأن أي حركة داخلية أو خارجية لها أثر الرجعي يولد معلومات في صورة كمية أو نوعية، وحتى تتم عملية إنتاج المعلومة واستعمالها يجب أن يتوفر ما يسمى بنظام المعومات .
مفهوم نظام المعلومات
ويمثل نظام المعلومات: "النظام الذي يجمع ويحول ويرسل المعلومات في المنشاة و يمكن أن يستخدم أنواعا عديدة من نظم المعلومات لمساعدته على توفير المعلومات حسب احتياجات المستفيدين".
إذن فهو يعمل على توفير المعلومات التي يحتاج لها المديرون لاتخاذ القرارات الخاصة بفعالية و بالتالي رفع مستوى الأداء وتحقيق الأهداف التنظيمية.
وكما يعرف أيضا بأنه: " مجموعة متجانسة ومترابطة من الأعمال ، العناصر والموارد تقوم بتجميع تشغيل إدارة ورقابة البيانات بغرض الإنتاج وتوصيل معلومات مفيدة لمستخدمي القرارات من خلال شبكة من خطوط القنوات الاتصال" .
فنظام المعلومات هو عبارة عن عملية إنتاج و تجهيز وتدبير المعلومات والأنشطة والقنوات في بيئة معينة بهدف تداولها في هــذه البيئة.
ومن خلال ما سبق يمكن تقدم التعريف التالي: "نظام المعلومات هو الآلية التي يتم من خلالها تجميع البيانات وتحليلها وفحصها وانتقاء ما يفيد منها وإيصالها للمستفيد عبر منافذ لملائم ".
تطور مفهوم نظام المعلومات
* مرحلة الأعمال والتجارة الإلكترونية: التسعينات وحتى الآن ..
نظم الأعمال الإلكترونية والتجارة الإلكترونية: وتستند إلى الانترنت.
*مرحلة النظم الإستراتيجية ونظم المستخدم النهائي: الثمانيات– التسعينات ويندرج ضمنها:
نظم المستخدم النهائي: وهي توفر تدعيم مباشر لعمل المستخدم النهائي وتتميز بإعتماد المستخدم على نفسه في توفير إحتياجاته المعلوماتية .
نظم دعم الإدارة العليا: وهي توفر المعلومات الهامة للإدارة العليا.
النظم الخبيرة : وهي توفر نصيحة الخبراء للمستخدم النهائي
نظم المعلومات الإستراتجية :تساند تقديم سلع وخدمات لتحقيق ميزات تنافسية .
* مرحلة تدعيم القرارات : السبعينات – الثمانيات
نظم دعم القرارات: توفر تدعيم تفاعلي محدد الغرض لخدمة عملية إتخاذ القرارات.
* مرحلة التقارير الإدارية : الستينات – السبعينات
نظم المعلومات الإدارية : توفر تقارير إدارية ذات طبيعة محددة مسبقا لتدعيم اتخاذ القرارات.
* مرحلة تشغيل البيانات : الخمسينات – الستينات
نظم تشغيل البيانات الكترونيا: تقوم بتشغيل المعاملات وحفظ السجلات والتطبيقات المحاسبية.
أشكال نظم المعلومات:
تأخذ نظم المعلومات عدة أشكال تتمثل في:
النظم اليدويـــة: وهي النظام التقليدي لإدارة نظم المعلومـــات و قد اعتمد عليه سابقا و لا تزال هناك مجموعة من المؤسسات تستعمله ومن أهم النظم المستخدمة فيه :
- نظم الملفـــات: وهي عبارة عن الأوراق الرسمية والمستندات الخاصة بنشاط المؤسسة لحفظ بيانات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
- نظام السجلات: وهو تحسين لنظام الملفات، ويمثل نماذج معينة بها ملخص لمحتويات الأوراق والمستندات الرسمية الأصلية مما يسهل تصنيفها وتداولها واسترجاعها.
النظم اليدوية مع استخدام الآلات: وهو تطوير للنظام السابق يعتمد على بعض الآلات التي تيسر تسجيل البيانات، وإجراء عمليات بجانب العمليات اليدوية وتنفيذ الآلات في إجراء العمليات المتعلقة بمجموعة السجلات والسندات، مما يساهم في زيادة سرعة تنفيذ الأعمال كاستعمال الالة الحاسبة.
النظام الآلي للمعلومات: استمرت جهود التطوير والتجديد في مجال نظم المعلومات حيث استفاد الفكر من التقنيات الحديثة في تجميع وتحليل الحقائق للمؤسسة بما ييسر الحصول على المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب بهدف تحقيق الكفاءة والفعالية المطلوبتين، ومن أنواعه:
- نظام المصغرات الفلمية: هي مجموعة من الوسائل و الأجهزة التي تهدف إلى تحويل الوثائق الورقية الى صورة مصغرة، و التي لا يمكن قراءتها في حجمها المصغر بالعين المجردة و لكن بالا مكان تكبيرها و نسخ صور ورقية منها ، و هي وسيلة متطورة لتخزين و تسجيل المعلومات.
- نظام الحاسب الآلي: يمثل الأكثر الأنواع تطورا بحيث يقوم بعدة عمليات متكاملة و متعاقبة بطريقة الية طبقا لنظام معين ووفقا لبرنامج تشغيل لمعالجة معلومات و تخزينها بذاكرة الحاسب، و من بين مبررات استخدام الحاسب الالى كنظام للمعلومات ان المنظمات لا يمكن تطوير مجالات أعمالها وانشطتها في كل الميادين ما لم تستعين بقداراته الهائلة .
وظائف نظام المعلومات
يحصل نظام المعلومات على المعلومات كمادة اولية،يراقبها ،يخضعها لعمليات و معالجة مختصة، و ينتج منها معطيات او معلومات جديدة مرتبة و محفوظة و مهيكلة بشكل يسمح لمختلف المستعملين لها الاستفادة منها حسب حاجاتهم الى ذلك، و يظهر هذا وضحا من خلال وظائف النظام المعلومات و هي:
تجميع معلومات: تجمع المعلومات من مختلف المصادر الداخلية والخارجية التي تدخل في صورتها الأولية، ثم يتم تحويلها الى قسم المعالجة.
تشغيل المعلومات: وفيها يتم معالجة المعلومات من خلال عملية فرزها والتخلي عن غير المفيد منها أو المكرر ثم إخضاعها للعمليات و التحولات المطلوبة للحصول على معطيات ذات معني اما جاهزة للاستعمال او بإدخالها ضمن عمليات أخرى حسب نوع الاستعمال و التقنية المطبقة.
تخزين المعلومات: يعني إدارة عمليات التخزين من أجل التحديث والإستدعاء فنظرا لتطور المعلومات وتأثير الزمن عليها فهناك ضرورة متابعة المخزن منها و إجراء العمليات إلى يفرضها التغير سواء بتحديثها او إضافة التغيرات، أو التخلي عن الذي يموت منها في الوقت المناسب حتى لا تستعمل إلا المعلومات المناسبة .
رقابة وحماية البيانات: أى استعمال مختلف أساليب الرقابة والأمان لتفادي الأخطاء عند إدخال البيانات ولتفادي التلاعب أو ضياع هذه المعلومات .
إنتاج المعلومات: وهي الوظيفة النهائية والتي تمثل إنتاج التقارير وتوصيلها الى مستخدميها في صورة مفهومه ومفيدة .
مقومات نجاح نظم المعلومات
حتى يكون نظام المعلومات ذا كفاءة وفاعلية يجب أن يحدد، مقاييس ومحددات نجاح تطبيقه:
1- مقاييس نجاح نظم المعلومات:
تتوقف درجة تحقيق نظام المعلومات لهدفه على وجهة نظر مستخدميه وهناك ثلاثة مقاييس تحدد مدى نجاح تطبيق نظم المعلومات وهي:
مقاييس أداء النظام:
النظام يجب أن يكون مستخدما لكى يصبح مؤثرا، ومدى ايجابية او سلبية النتيجة تتوقف على خصائص النظام نفسه، فالاستخدام الإختياري للنظام يعتبر أكثر تعبيرًا عن النجاح من الإستخدام الاجباري.
مقاييس درجة استخدام مخرجات النظام:
يشير الإستخدام إلى مقدار استهلاك المستخدمين للمخرجات نظام المعلومات وهو يعتبر الأداة التي يؤثر المستخدم من خلالها على أداء المعلومات.
مقاييس درجة الرضا عن النظام:
فيشير إلى قدرته على توفير احتياجات المستخدمين من المعلومات والذي يمكن أن ينعكس في تحسين مستوي الأداء الناتج عن استخدام تلك المعلومات في اتخاذ القرارات.
2/ محددات نجاح تطبيق نظم المعلومات
تصنف هذه المحددات إلي:
عوامل تنظيمية:
تشمل متغيرات مثل: درجة تدعيم الإدارة العليا للنظام، درجة النضج التنظيمي لنظم المعلومات، درجة مشاركة المستخدمين في بناء وتطوير النظام والمناخ التنظيمي .
عوامل بيئية:
تشمل متغيرات مثل: درجة تغير وتعقيد بيئة العمل.
عوامل الفردية:
تشمل متغيرات مثل: السن، مستوى التدريب، مستوى الوظيفي، نمط اتخاذ القرار.
عوامل التكنولوجيا:
تشمل متغيرات مثل: درجة التعقيد الفني للنظام، وسهولة الاستخدام .
المراجع/
- منال محمد الكردى و جلال ابراهيم العبد، المعلومات الادارية المفاهيم الأساسية و التطبيقات، الدار الجامعية الجديدة ، الإسكندرية،مصر ،2003.
- على محمد منصور،مبادئ الإدارة"أسس و مفاهيم"،الطبعة الأولى،مجموعة النيل العربية،القاهرة،1999.
تعليقات
إرسال تعليق