1/ مفهوم الاتصال التنظيمي
يعرف على أنه عملية يتم عن طريقها إيصال معلومات من أي نوع ومن أي عضو في الهيكل التنظيمي للمنشئة إلى عضو آخر قصد إحداث تغيير فهو أداة أولية من أدوات التأثير على الأفراد ووسيلة فعالى لإحداث التغيير في سلوكاتهم.
كما يمكن تعريفه على أنه: يساعد المنشأة على بلوغ أهدافها المسطرة فالتفاعل في المنظمة يعتمد على الاتصال طالما أنه أداة لنقل المعلومات الواقع والأفكار من شخص لآخر ومن مستوى لآخر داخلها وهذا بدوره يمكن من تحقيق الأهداف التنظيمية.
تعريف عامر يسين: هو ظاهرة تؤثر وتتأثر بمكونات السلوك الفردي وتشتمل على نقل المعاني المختلفة باستخدام لغة مفهومة من خلال قنوات معينة في التنظيم.
تعريف وليام سكوت: هو عملية تتضمن نقل أو تسليم الأفكار بحيث تشمل على تغذية عائدة لهذه المعلومات بهدف تنفيذ أعمال تتحقق بها أهداف المنظمة.
2/ الأنظمة الاتصالية
يشير "تايلر" إلى وجود ثلاثة أنظمة اتصالية في منظمة الأعمال:
- نظام الاتصال التشغيلي: يشمل البيانات ذات العلاقة بالمهام التي تقوم بها المنظمة.
- نظام إيصال الأوامر (تعليمات) ..
- نظام التطوير: يرتبط بوظائف الاتصال "العلاقات العامة، الإعلان، التدريب.
3/ أهمية الاتصال التنظيمي
لا يمكن تصور أي مؤسسة خالية من أشكال الاتصال فالاتصال هو جوهر نشاطها وهو محور جميع العمليات رسمية كانت أم غير رسمية بحيث يترتب عليه حركية الجماعة والدافعية، وتظهر أهمية الاتصال التنظيمي في:
- فعالية الأداء من حيث اتخاذ القرارات.
- بناء الهيكل التنظيمي وفعالية القيادة.
- المساهمة في خلق وعي جماعي متوافق (حول الانتماء).
- المساهمة في بلورة اتجاهات وسلوكيات تعزز الروح المعنوية لمنتسب المؤسسة.
- تساعد العاملين في المؤسسة على مواكبة ما يستجد من تطورات.
- المساهمة في تعزيز الولاء للمؤسسة.
- المساهمة في امتصاص حالات عدم الرضا الوظيفي.
4/ أهداف الاتصال التنظيمي
- يهدف الاتصال التنظيمي إلى التنسيق بين الأفعال والتصرفات.
- المشاركة في المعلومات.
- اتخاذ القرارات.
- التعبير عن المشاعر الوجدانية.
- البحث عن آليات تنشيط المؤسسة وتوجيهها نحو أهدافها المختلفة.
- تسهيل سير المعلومات وتبادلها وحل المشكلات.
- إشراك العاملين بكل ما يجري داخل المؤسسة.
- متابعة ومراقبة سير العمل.
- زيادة درجة قبول الأدوار التنظيمية من خلال معالجة الصراع وتخفيف التوتر.
* والهدف الرئيسي لعملية الاتصال داخل المنظمة هو الاقناع، وربط المديريات والدوائر والأقسام مع بعضها البعض والتنسيق وضمان وصول وتدفق المعلومات.
5/ أنواع الاتصال التنظيمي
تتم الاتصالات وفقًا للهيكل التنظيمي الذي يحدد السلطات والمسؤوليات وتقسيم العمل والعلاقات الوظيفية داخل المؤسسة لذلك فالاتصال نوعان هما:
- اتصال رسمي
- اتصال غير رسمي.
الاتصال الرسمي:
ويقصد به كافة صور الاتصال داخل المنظمات الحكومية والغير حكومية بين المستويات الإدارية التي تربطها اللوائح والقرارات المكتوبة حيث تتميز بالدقة والوضوح وصحة المعلومات وتنقسم بدورها إلى:
الاتصال النازل:
ويمثل أداة رئيسية في نقل الأوامر والتوجيهات من الرؤساء والمشرفين إلى المرؤوسين والعمال وذلك من خلال تدرج السلطة حسب الهرم التنظيمي.
ويقسم "كانس وكوهان" العناصر التي تعبر عن الرسائل في هذا النوع من الاتصال إلى:
- تعليمات الوظيفة وهي ما يتعلق بالتوجيه والإشراف على العمل.
- التبرير: ويرتبط بشرح المرؤوسين هدف مزاولة أنشطة مرؤوسيهم.
- الايدولوجيا: وهي تكمل التبرير بإظهار أهداف واتجاهات المؤسسة.
- المعلومات: وهي كل ما يتعلق بالتعرف على سياسات المؤسسة.
- الرد: وهو ما يتعلق بنتائج نشاط العامل.
الاتصال الصاعد:
وهو عملية تصعيد الاتصال من العمال إلى الإدارة يقوم بها العاملون أو من ينوب عنهم لإبلاغ المنظمة بانشغالات واهتمامات العمال أو مشكلات تحدث في بيئة العمل ويكون ذلك في شكل تقارير، إجابة عن تساؤلات واردة من الأعلى أو رفع شكاوي ..
الاتصال الأفقي:
وهو تلك العملية التي تتم بين العاملين في نفس المستوى بغرض التشاور وتبادل الخبرات والمعلومات دون الرجوع إلى المستويات العليا وغرضها يتمثل في: عمليات التنسيق داخل الإدارة بهدف تقليل حالات الاختلاف في الآراء والتوجهات وإيجاد حلول للمشاكل داخل إدارات المنظمة ويساهم كذلك في خلق المبادرات وتحسين أداء العاملين.
الاتصال غير الرسمي:
هي الاتصالات التي لا تخضع للتنظيم الرسمي حيث تناسب المعلومات والمعاني في الاتصالات غير الرسمية خارج نطاق التنظيم الرسمي ما ينتج عن ذلك سرعة ومرونة عاليتين في نقل المعلومات وتبادلها بين عدد أكبر من الناس حيث تعد قنوات الاتصالات غير الرسمية الأقصر بين جميع قنوات الاتصالات الأخرى.
تعريف آني ANNI PARTOLI الاتصال غير الرسمي هو العلاقات ما بين شخصية وتبادل للمعلومات خارج الأطر الرسمية للاتصال ..
يتمثل في العلاقات العضوية بين زملاء العمل للإسراع في دراسة المواضيع وهذا خارج الإطار الرسمي كالحوار المتبادل داخل المكاتب أو الاتصال المباشر من شخص لآخر، حيث لا يمكن أن تنحصر الاتصالات في أي مؤسسة بالهيكل التنظيمي الرسمي فعمليات التفاعل لا تتوقف على العلاقات الوظيفية فقط بل تتجاوز باستمرار في الأحوال العادية، القنوات الرسمية التي يحددها التنظيم.
وللاتصال غير الرسمي آثار إيجابية لصالح المؤسسة إذ يعزز العلاقات بين العاملين ويخلق روح الألفة والتماسك بينهم مما يجعل العمل يتم بصورة أكثر فاعلية.
كما أن للاتصال غير الرسمي آثار سلبية على العمل لدرجة تعتبر معها مؤشرا على وجود اشكالات جدية على نظام العلاقات في المؤسسة في هذه الحالة يتبين أن هناك تنظيم خفي ينشأ تدريجيا ويكتسب قوة تجعله يتحكم في سير العمل في المؤسسة ..
هذه العلاقات الجديدة تضرب بعرض الحائط العلاقات التنظيمية فهي تتجاوز التسلسل الرئيسي والتسلسل الأفقي.
6/ نماذج الاتصال التنظيمي
1/ النموذج البسيط:
وهو الاتصال الذي يحدث بين شخص (أ) و(ب) والمرسل لدية فكرة أو معلومات يود نقلها إلى الشخص (ب) فيقوم بترجمة وتحويل هذه المعلومات إلى نظام من الرموز يمكن كتابتها في رسالة مكتوبة أو تعبيرات موثقة أو رسالة منطوقة ثم يختار وسيلة اتصال يمكن بواسطتها نقل الرسالة إلى شخص (ب) مع العلم أن عملية الاتصال لا تتم إلا إذا تحقق الهدف منها وأحدث المستقبل الاستجابة التي قصدها المرسل.
النموذج المعقد:
يقوم بعض أفراد المؤسسة بدور جهاز الارسال والبعض الآخر بدور جهاز الاستقبال فعلى سبيل المثال يكون المدير العام للمؤسسة هو المرسل ويقوم مديري المؤسسات الأخرى بوظيفة نقل الرسائل والمعلومات في حين يقوم مدير المصنع بتلقي الرسالة وتفسيرها وفي مواقف أخرى يقوم مدير عام المنظمة بوظيفتي الارسال والاستقبال كما هو الحال عند إصدار قرارات ثم تلقي معلومات وبيانات عن نتائج تنفيذ هذا القرار.
النموذج العضوي (التشريحي)
يدرس تنظيمات بشكل تشريحي بحيث يتم التركيز على عامل المعلومات لتوضيح العلاقة بين المنظمة والمعلومات وعملية الاتصال فالمعلومات تتعرض عند انتقالها إلى تشويش الأمر الذي يلزم الإدارة اعتماد أدوات اتصالية تقلل من التشويش وتسهل عملية الاتصال وتسعى إلى إعادة التوازن والحفاظ على استقرار المنظمة
7/ وظائف الاتصال التنظيمي
يؤدي الاتصال التنظيمي داخل المنشأة دورًا هاما وأساسيًا لابد من النظر في وظائفه الخاصة والتي يمكن تقسيمها كما يلي:
وظيفة الانتاج:
مساهمة الاتصال التنظيمي في الانتاج حقيقة لا مفر منها فيقول "كيث ديفير" : الاتصال الجيد يؤدي إلى إنجاز أفضل للعمل مع وجود الاشباع المهني والتعامل الفعال والمهارة والرغبة في العمل فهو يحدد سير الانتاج من حيث الكمية والنوعية
وظيفة الإبداع:
هو إنشاء ووضع أفكار وأنماط سلوكية جديدة لتحسين السلوك التنظيمي وتطوير التنظيم وتعتبر هذه الوظيفة أقل ممارسة داخل التنظيمات نظرا للمقاومة من طرف بعض الأطراف
ولهذه الوظيفة بعدين هما:
- تقديم الأفكار والاقتراحات والمشاريع والمخططات
- عملية تطبيق هذه المشاريع والمخططات.
وظيفة الصيانة:
حفظ الذات وما يتعلق بها ففي تغير موقف الأفراد والتفاعل الذي يحدث بينهم ضمان استمرارية الوظيفة الانتاجية والإبداعية.
وظيفة التبليغ:
تبليغ الحقائق كما هي دون تدخل إنساني.
وظيفة الإقناع:
تعني سلوكيات وتصرفات العاملين في المنظمة إضافةً إلى تبليغ الحقائق والمعلومات فكل إداري يحتاج إلى تنمية نمط سلوكي لتكون لديه القدرة على الاقناع، ووظيفة الاقناع تحتاج إلى جو مناسب ومكان مناسب ما يجعل الاقناع والاقتناع أوسع بهدف ترك إنطباع أحسن.
8/ معوقات الاتصال التنظيمي
وفي الأخير للاتصال التنظيمي معوقات عديدة، بعضها معوقات شخصية تتعلق بالأفراد، وبعضها تنظيمية تتعلق بالهيكل التنظيمي، ومعوقات بيئية تتمثل في المحيط الذي تنشط فيه المؤسسة.
معوقات شخصية:
مثل عدم القدرة على التعبير الجيد واختيار ألفاظ مبهمة، الغموض، عدم إصغاء العاملين واختلاف قدراتهم ومداركهم العقلية نتيجة الفروق الفردية.
معوقات تنظيمية:
- كبر حجم نطاق الاشراف وكثرة المستويات الإدارية التي تنقل الرسالة مما يؤثر على وصول المعلومات بطريقة صحيحة.
- عدم وجود هيكل تنظيمي يؤدي إلى وضوح الاختصاصات والصلاحيات.
- غياب السياسة الواضحة لنظام الاتصالات في المنظمة التي توضح أهداف الاتصالات الإدارية في المنظمة وتساعد على تحديد السلطة والصلاحيات والمسؤوليات وتمنع التداخل بين الوحدات التنظيمية.
معوقات بيئية:
إن درجة الحرارة والإضاءة وسوء التهوية ووجود الضوضاء تساعد على إعاقة الاتصال الفعال.
ويضيف آخرون إلى أن الاستماع الفعال وتأثيره على الاتصالات التنظيمية وأن الحيز المكاني الضيق وبالأخص في الدوائر الحكومية مع كثرة المراجعين يعرقل الاتصال الفعال ويؤدي للتوتر.
معوقات نفسية اجتماعية:
مثل كون طرفي الاتصال من مجتمعات مختلفة.
ضرورة تعزيز العلاقات الاجتماعية بين العاملين على اختلاف مستوياتهم التنظيمية وذلك لرفع الحواجز النفسية والاجتماعية بين المديرين والعاملين لتحقيق أهداف الاتصال.
اقرأ أيضا:
تعليقات
إرسال تعليق